اصول نگارش یک استعفانامه حرفه‌ای

توسط سمیه شهریاری
آخرین بروز رسانی ۱۳ دی ۱۴۰۰
زمان مطالعه 5 دقیقه

نامه‌ی استعفا، سندی است که قصد کارکنان برای ترک موقعیت شغلی که در آن هستند را اعلام می‌کند. برخی از شرکت‌ها به عنوان بخشی از فرآیند خروج، به استعفانامه احتیاج دارند و برخی دیگر هم نه. صرف‌نظر از این‌که آیا شما برای انصراف از شغل فعلیتان نیاز به ارسال نامه‌ی استعفا دارید یا نه، ارائه‌ی یک نامه‌ی رسمی و محترمانه از سوی شما می‌تواند متفکرانه و حرفه‌ای به نظر برسد. استعفا می‌تواند دلایل مختلفی داشته باشد. شاید بخاطر فشار کاری و استرس زیاد باشد و یا امکان دارد به‌‌دلیل یافتن فرصت شغلی بهتر با درآمد بیش‌تر باشد. به‌هرحال دقت داشته باشید که نامه‌ی استعفا در پرونده‌ی اشتغال شما درج می‌شود و می‌تواند با کارفرمایان بالقوه‌ی آینده به اشتراک گذاشته شود. بنابراین، باید حرفه‌ای، مودبانه و طبق اصول نامه‌نگاری اداری نوشته شود. برای آشنایی با اصول و قواعد نگارش یک استعفانامه حرفه ای با ادامه‌ی این مقاله از سایت استخدام چراغ همراه باشید.

ارکان اصلی متن استعفانامه حرفه ای

ارکان اصلی متن استعفانامه حرفه ای
ارکان اصلی متن استعفا نامه حرفه ای

یک استعفانامه حرفه ای باید خلاصه، مختصر، مفید و تاثیرگذار باشد و موارد زیر را شامل شود:

۱. بخش اول : عنوان نامه (شامل گیرنده، فرستنده و موضوع نامه)

  • مشخصات گیرنده نامه

در اولین بخش از یک استعفانامه حرفه ای باید اطلاعات گیرنده و اسم شرکتی را که می‌خواهید از آن استعفا دهید، ذکر کنید. اگر مطمئن نیستید که نامه را چه کسی دریافت خواهد کرد، کتابچه‌ی راهنمای کارمندان خود را مرور کنید یا با مدیر منابع انسانی کسب برای اطلاعات بیشتر در مورد سیاست‌های استعفای شرکت خود تماس بگیرید. نکته‌ی دیگر اینکه، هنگام خطاب به گیرنده از نام خانوادگی وی استفاده کنید. مثل : “سرکار خانم قیاسی عزیز” .

  • موضوع نامه

موضوع نامه‌های اداری همیشه باید مشخص باشد. برای مثال در این‌جا باید موضوع نامه را درخواست قطع همکاری و یا درخواست استعفا اعلام نماییم. در واقع شما با بیان این قسمت به‌طور رسمی اعلام می‌کنید که قصد استعفا دارید.

  • مشخصات فرستنده نامه (شخص درخواست‌دهنده)

در این قسمت از استعفانامه حرفه ای باید مشخصات خودتان شامل نام و نام خانوادگی، شماره‌ی پرسنلی، سمت شغلی و سوابق کاری را بنویسید.

۲. بخش دوم از استعفانامه حرفه ای : تاریخ ترک کار

تاریخ ترک کار
بخش دوم از استعفا نامه حرفه ای : تاریخ ترک کار

در این قسمت از استعفانامه حرفه ای بایستی تاریخ آخرین روز کاری خود را قید نمایید. اگر از دو هفته قبل، ترک کارتان را اعلام کنید، حرفه‌ای‌تر است. معمولاً دو هفته زمان استاندارد بین تاریخ اعلام و عزیمت شما است. اما در بعضی از مواقع این کار ممکن نیست. برای مثال ممکن است شما فقط چند هفته، ماه یا فقط یک مدت زمان کوتاهی برای یک شرکت کار کرده باشید. در این مواقع امکان این که دو هفته زودتر اطلاع بدهید، وجود ندارد. در این‌جا می‌توانید از جمله‌ای مثل اینجانب به دلایلی که در ادامه ذکر می‌گردد، از تاریخ …. خواهان استعفا از این شرکت می‌باشم و تاریخ ترک کارتان را به‌طور کامل ذکر کنید.

۳. بخش سوم : دلایل استعفا

این بخش از متن استعفانامه حرفه ای شامل دلایل اصلی استعفا می‌باشد که باید به زبانی ساده بیان شود. نوشتن این قسمت اجباری نیست. اما ممکن است بخواهید زمینه‌ای را برای ترک کار فراهم کنید. برای مثال اگر قصد دارید در موقعیت شغلی جدید با شرایط بهتر مشغول فعالیت شوید، ممکن است مدیر بخواهد شما دلایل خود را با او به اشتراک بگذارید. اما این نکته را به‌ خاطر بسپارید که نامه‌ی استعفا به‌طور معمول، روش مناسبی برای ابراز نارضایتی نیست و شما باید این موارد را به‌صورت شفاهی با مدیر یا مافوقتان در میان بگذارید. ضمناً نامه‌ی استعفای شما در پرونده اشتغالتان درج می‌شود و می‌تواند با کارفرمایان بالقوه‌ی آینده به اشتراک گذاشته شود. بنابراین، باید حرفه‌ای و مودبانه باشد. پس از به‌کار بردن جملات منفی و شکوه و شکایت در این بخش، پرهیز نمایید.

۴. بخش چهارم از استعفانامه حرفه ای : ابراز تشکر و قدردانی

از مدیر خود و شرکت برای این که به شما فرصت دادند تا در شرکت کار کنید، تشکر کنید. حتی اگر از مدیر و شرکت خود متنفر هستید و یا رابطه‌ی خوبی با مدیرتان ندارید، باز هم مطمئناً چیزی از کار کردن در آن‌جا یاد گرفته‌اید. یا مطمئناً تجربه‌های مفید کسب کرده‌اید. حتی در بدترین حالت؛ به یاد داشته باشید که آن‌ها می‌توانند در آینده به شما پیشنهاد کاری دهند. پس با یادداشتی کوتاه اما مودبانه و حرفه‌ای برای تشکر از آن‌ها و همچنین آرزوی موفقیت برای آینده‌ی شرکت، نامه را به پایان برسانید. به‌عنوان مثال در بخش چهارم از استعفانامه حرفه ای می‌توانید چنین جمله‌ای را بنویسید: ” از شما به خاطر تمام فرصت‌هایی که در مدت زمان فعالیت من در شرکت در اختیارم گذاشتید، متشکرم“. همچنین در این قسمت از نامه، می‌توانید به سازمان پیشنهاد کمک بدهید. برای این کار می‌توانید از جمله‌ی زیر استفاده کنید:

” لطفاً اگر کاری هست که می‌توانم انجام دهم تا در طول این جا‌به‌جایی به شما کمک کنم، من را مطلع سازید“.

۵. بخش پنجم : نام و امضای خود را اضافه کنید

بخش پنجم : نام و امضای خود را اضافه کنید

در قسمت سمت چپ و پایین استعفانامه حرفه ای باید نام و نام خانوادگی‌تان را نوشته و در زیر آن تاریخ روزی که قرار است آن را به مسئول خود تحویل دهید را بنویسید و امضا کنید. اگر نامه‌ی خود را به صورت فیزیکی ارسال می‌کنید، یک امضای دست‌نویس درج کنید. اما اگر آن را از طریق ایمیل ارسال می‌کنید، می‌توانید از امضای الکترونیکی استفاده کنید.

در نهایت، نامه‌ی خود را برای جلوگیری از اشتباهات گرامری و خطاهای املایی مرور نمایید. اطمینان حاصل کنید که تمام اطلاعات مهمی که در استعفانامه درج شده است، مانند تاریخ، مشخصات و…، صحیح است. این مرحله، برای حصول اطمینان از این است که نامه‌ی استعفای شما حاوی تمام جزئیات صحیح است و هیچ یک از اطلاعات آن ناقص و یا نادرست نیستند.

چند نمونه استعفانامه حرفه ای

چند نمونه استعفانامه حرفه ای
چند نمونه استعفا نامه حرفه ای

در این بخش چند نمونه استعفانامه حرفه ای در اختیارتان قرار خواهیم داد تا با بررسی آن‌ها به‌خوبی متوجه شوید که این نامه چه اجزایی می‌تواند داشته باشد و نگارش آن به چه شکلی صحیح‌تر است.

چند نمونه استعفانامه حرفه ای
چند نمونه استعفا نامه حرفه ای

سخن آخر

در این مقاله از سامانه استخدام چراغ راجع به اصول و قواعد نگارش یک استعفانامه حرفه ای صحبت کردیم و چند نمونه استعفانامه در اختیارتان قرار دادیم. دقت داشته باشید که در بسیاری از موارد به اشتراک گذاشتن جزئیات در مورد دلیل استعفای شما ضروری نیست. به‌طور کلی، ارائه‌ی یک استعفانامه به‌صورت خلاصه و برجسته سودمندتر است. نکته‌ی دیگری که باید مورد توجه قرار دهید، این است که صرف نظر از این‌که چرا شما استعفا داده‌اید یا چه احساسی در مورد آن دارید، اگر دلیل ترک شدن را ذکر می‌کنید، اطمینان حاصل کنید که هیچ چیز منفی یا تحقیرآمیزی در مورد شرکت، سرپرست، همکاران یا وابستگان خود در نامه درج نکنید. چراغ، به عنوان پلتفرم آموزش و کاریابی در تلاش است تا با ارائه‌ی مطالب و دوره‌های آموزشی مفید در رابطه با کار و سرمایه‌گذاری به شما برای رسیدن به موفقیت در این زمینه‌ها کمک کند.

ممکن است به این مطالب نیز علاقمند باشید