آموزش نرم افزار اکسس
فرض کنید که شما مدیر یک سازمان هستید. می‌خواهید لیستی از مشخصات فردی تمام کارکنانی که از بدو زمان تأسیس شرکت تا کنون در سازمان شما بوده‌اند را داشته باشید. با وارد‌کردن اطلاعات در Microsoft Access می‌توانید مانع از ثبت داده‌های تکراری در لیست کارکنان شوید. همچنین به راحتی گزارشی از وضعیت کارکنانی که در مجموعه‌ی شما کار کرده‌اند را داشته باشید. مثلا با تهیه‌ی گزارش، می‌توانید لیستی از اسامی کارکنانی که در سال ۹۷ بازنشسته شده‌اند را مشاهده فرمایید.
اکسس چیست؟
نرم‌افزار اکسس زیرمجموعه‌ی مایکروسافت آفیس است که برای نگهداری داده‌ها و ایجاد بانک اطلاعاتی استفاده می شود. این نرم‌افزار به شما امکان می‌دهد تا اطلاعات خود را به صورت سازمان‌دهی شده حفظ‌کرده و هنگام نیاز، آنها را استفاده نمایید. همچنین می‌توانید در مواقع نیاز اطلاعات موجود را ویرایش یا بازیابی نمایید.
آشنایی با اصطلاحات رایج در آموزش نرم افزار اکسس
موجوديت (Entity): برای هر موضوعی که می‌خواهیم راجع به آن اطلاعاتی وارد کنیم، استفاده می‌شود.
پرس و جو (Query) : فرم های پرس و جو یا Query در اکسس بسیار کاربردی هستند. در اصل توسط این فرم یک سوال پرسیده می‌شود. مثلا شما از بانک اطلاعاتی می‌پرسید: «این ماه چه مقدار فروش داشتم؟» یا «مشتریان من درتبریز چه کسانی هستند؟»
جدول (Table) : لیستی از سطرها و ستونهایی است که داده ها و اطلاعات در آنها نگهداری می‌شوند.
فرم (Form) : فرم‌ها در واقع رابط گرافیکی بین کاربر و پایگاه‌داده‌ها می‌باشند.
ماکرو (Macro) : ماکروها توابع قدرتمندی هستند که با فراخوانی آنها می‌توان لیستی از اطلاعات مورد نیاز را با سرعت بالا بازیابی و ویرایش‌نمود.
گزارش (Report) : توسط گزارشات می‌توان اطلاعات استخراج شده‌ی اکسس را درقالب نمودار نمایش داد.
فیلد (Field) : در جداول بانک اطلاعاتی، هر فیلد، یک ستون از جدول را شامل می‌شود که در واقع نمایانگر یک ویژگی از موجودیت است. هر فیلد شامل دو جزء است: نام فیلد و مقدار فیلد. در هر جدول سطر اول به نام فيلدها و سطرهاي بعدي به مقادير فيلدها اختصاص‌مي‌يابد.
ركورد(Record) : مجموعه‌اي از فيلدهاي مرتبط به يكديگر را رکورد می‌گویند. در جداول هر سطر يك ركورد ناميده مي‌شود.
ماژول (Module) : جهت سرعت بخشیدن به عملیات در بانک‌های اطلاعاتی استفاده می‌شوند.
در ویدئوی آموزش نرم‌افزار اکسس این موارد را به صورت تصویری شرح خواهیم‌داد.
پرس و جو (Query) : فرم های پرس و جو یا Query در اکسس بسیار کاربردی هستند. در اصل توسط این فرم یک سوال پرسیده می‌شود. مثلا شما از بانک اطلاعاتی می‌پرسید: «این ماه چه مقدار فروش داشتم؟» یا «مشتریان من درتبریز چه کسانی هستند؟»
جدول (Table) : لیستی از سطرها و ستونهایی است که داده ها و اطلاعات در آنها نگهداری می‌شوند.
فرم (Form) : فرم‌ها در واقع رابط گرافیکی بین کاربر و پایگاه‌داده‌ها می‌باشند.
ماکرو (Macro) : ماکروها توابع قدرتمندی هستند که با فراخوانی آنها می‌توان لیستی از اطلاعات مورد نیاز را با سرعت بالا بازیابی و ویرایش‌نمود.
گزارش (Report) : توسط گزارشات می‌توان اطلاعات استخراج شده‌ی اکسس را درقالب نمودار نمایش داد.
فیلد (Field) : در جداول بانک اطلاعاتی، هر فیلد، یک ستون از جدول را شامل می‌شود که در واقع نمایانگر یک ویژگی از موجودیت است. هر فیلد شامل دو جزء است: نام فیلد و مقدار فیلد. در هر جدول سطر اول به نام فيلدها و سطرهاي بعدي به مقادير فيلدها اختصاص‌مي‌يابد.
ركورد(Record) : مجموعه‌اي از فيلدهاي مرتبط به يكديگر را رکورد می‌گویند. در جداول هر سطر يك ركورد ناميده مي‌شود.
ماژول (Module) : جهت سرعت بخشیدن به عملیات در بانک‌های اطلاعاتی استفاده می‌شوند.
در ویدئوی آموزش نرم‌افزار اکسس این موارد را به صورت تصویری شرح خواهیم‌داد.
انواع داده‌ها در آموزش نرم افزار اکسس
برای ایجاد یک بانک اطلاعاتی باید در نظر بگیرید که جدول مورد نیاز برای هر موجودیت را طراحی کنید. سپس عناوین و ویژگی‌های فیلدهایشان را مشخص کنید. دقت کنید حتماً نوع داده‌ی مجاز برای هر فیلد را نیز تعیین کنید. مثلاً برای ورود زمان، از داده‌ی time باید استفاده کنید. در ادامه انواع داده برای آموزش نرم‌افزار اکسس را معرفی خواهیم کرد:
ردیف نوع داده فضا توضیحات
۱ Text حداکثر ۲۵۵ کاراکتر جهت ذخیره سازی کاراکترهای متنی یا عددی که جنبه‌ی محاسباتی ندارند.
۲ Number حداکثر ۱۶ بایت جهت ذخیره سازی داده‌های عددی
۳ Auto Number بایت ۴ جهت شماره‌گذاری خودکار
۴ Date/Time بایت ۸ جهت ذخیره‌سازی تاریخ و ساعت
۵ Yes/No بایت ۱ جهت ذخیره سازی مقادیر دو حالته
۶ Currency بایت ۸ جهت ذخیره سازی داده‌های مالی
۷ OLE Object حداکثر ۲ گیگا بایت جهت انتقال تصاویر،اسناد،ویدئو و ... از سایر برنامه‌ها
۸ Hyperlink حداکثر ۱ گیگابایت جهت پیوند زدن به سایت‌ها یا فایل‌های موجود در کامپیوتر یا شبکه
۹ Attachment جهت پیوست فایل‌های جانبی
۱۰ Lookup Wizard بایت ۴ جهت ایجاد لیستی از مقادیر برای انتخاب
۱۱ Memo حداکثر۲۵۵ کاراکتر فیلدهای از نوع Memo را نمیتوان مرتب کرد اما قابل جستجو هستند.
توجه داشته باشید، داده‌های با فرمت Number به تنهایی شامل چند نوع زیر می‌باشد:
: Byte جهت ذخیره‌سازی اعداد صحيح از ۰ تا ۲۵۵
: Integer جهت ذخیره‌سازی اعداد صحيح از ۳۲۷۶۸- تا ۳۲۷۶۸
: Long Integer جهت ذخیره‌سازی اعداد صحيح از ۲۱۴۷۴۸۳۶۴۷- تا ۲۱۴۷۴۸۳۶۴۷
: Single جهت ذخیره‌سازی اعداد اعشاری از (۳۸ ^۱۰ ضربدر ۳.۴- ) تا (۳۸ ^۱۰ ضربدر ۳.۴)
: Double جهت ذخیره‌سازی اعداد اعشاری از ( ۳۰۸ ^۱۰ ضربدر۷۹۷- ) تا ( ۳۰۸ ^۱۰ ضربدر ۷۹۷)
: Decimal جهت ذخیره‌سازی اعداد اعشاری تا ۲۸ رقم اعشار
ردیف نوع داده فضا توضیحات
۱ Text حداکثر ۲۵۵ کاراکتر جهت ذخیره سازی کاراکترهای متنی یا عددی که جنبه‌ی محاسباتی ندارند.
۲ Number حداکثر ۱۶ بایت جهت ذخیره سازی داده‌های عددی
۳ Auto Number بایت ۴ جهت شماره‌گذاری خودکار
۴ Date/Time بایت ۸ جهت ذخیره‌سازی تاریخ و ساعت
۵ Yes/No بایت ۱ جهت ذخیره سازی مقادیر دو حالته
۶ Currency بایت ۸ جهت ذخیره سازی داده‌های مالی
۷ OLE Object حداکثر ۲ گیگا بایت جهت انتقال تصاویر،اسناد،ویدئو و ... از سایر برنامه‌ها
۸ Hyperlink حداکثر ۱ گیگابایت جهت پیوند زدن به سایت‌ها یا فایل‌های موجود در کامپیوتر یا شبکه
۹ Attachment جهت پیوست فایل‌های جانبی
۱۰ Lookup Wizard بایت ۴ جهت ایجاد لیستی از مقادیر برای انتخاب
۱۱ Memo حداکثر۲۵۵ کاراکتر فیلدهای از نوع Memo را نمیتوان مرتب کرد اما قابل جستجو هستند.
توجه داشته باشید، داده‌های با فرمت Number به تنهایی شامل چند نوع زیر می‌باشد:
: Byte جهت ذخیره‌سازی اعداد صحيح از ۰ تا ۲۵۵
: Integer جهت ذخیره‌سازی اعداد صحيح از ۳۲۷۶۸- تا ۳۲۷۶۸
: Long Integer جهت ذخیره‌سازی اعداد صحيح از ۲۱۴۷۴۸۳۶۴۷- تا ۲۱۴۷۴۸۳۶۴۷
: Single جهت ذخیره‌سازی اعداد اعشاری از (۳۸ ^۱۰ ضربدر ۳.۴- ) تا (۳۸ ^۱۰ ضربدر ۳.۴)
: Double جهت ذخیره‌سازی اعداد اعشاری از ( ۳۰۸ ^۱۰ ضربدر۷۹۷- ) تا ( ۳۰۸ ^۱۰ ضربدر ۷۹۷)
: Decimal جهت ذخیره‌سازی اعداد اعشاری تا ۲۸ رقم اعشار
کاربرد نرم افزار اکسس در سیستم‌های مدیریتی
استفاده از این برنامه می‌تواند منجر به کاهش هزینه‌های اداری (کاهش استفاده از کاغذ) شود. همچنین به‌کارگیری اطلاعات پایگاه‌داده در قالب داشبوردهای مدیریتی می‌تواند به بهبود فرآیندهای سازمان کمک شایان نماید. لذا آموزش نرم‌افزار اکسس برای استفاده در سیستم‌های مدیریتی خالی از لطف نیست.
کنترل موجودی و انبارداری
با استفاده از اکسس می‌توان یک برنامه‌ی ساده‌ی انبارداری نوشت. با این کار می‌توان فرآیندهای کنترل موجودی را انجام‌داد. مانند: ثبت حواله‌های ورود و خروج، کنترل فیزیکی موجودی، ایجاد گزارش‌های ریالی کالاها، گزارش‌های مربوط به نرخ مصرف و... .
منابع انسانی
در این نرم‌افزار می‌توان تمامی مشخصات کارکنان را در قالب جداول مختلف ذخیره‌نمود. به علاوه برای تهیه‌ی گزارشات مختلف کاربرد دارد. ازجمله‌ی این گزارشات می‌توان گزارش‌های پرونده‌ی کارکنان، گزارش‌های عملکردی و گزارش‌های حضوروغیاب را نام‌برد. همچنین با استفاده از اکسس می‌توان یک سیستم ارزیابی عملکرد برای کارکنان طراحی‌نمود.
امور مشتریان
شما می‌توانید با این نرم‌افزار یک پایگاه داده از تمام مشخصات مشتریان مثل نام، آدرس، شماره‌‌تماس و… ایجاد کنید. همچنین می‌توانید از این اطلاعات برای سنجش میزان رضایتمندی مشتریان و نیز پیگیری و ثبت شکایات در فرآیند CRM استفاده نمایید.
امور مالی
می‌توانید یک برنامه‌ی حسابداری برای کسب‌وکار کوچک توسط اکسس بنویسید و انواع گزارش‌های مالی را از آن استخراج‌کنید. در مقایسه با نرم‌افزار اکسل باید گفت نرم‌افزار اکسل یک نرم‌افزار محاسباتی است که می‌تواند اطلاعات را به انواع مختلف تجزیه و تحلیل و محاسبه نماید. حال آن‌که این ویژگی در اکسس یک مقدار پیچیده‌تر می‌باشد. نرم‌افزار اکسل برای تجزیه و تحلیل اطلاعات کم و مختصر خوب است، اما اکسس برای اطلاعات در مقیاس حجیم و پیچیده بسیار توانمندتر است.
بازاریابی و فروش
به کمک مایکروسافت اکسس می‌توان یک بانک اطلاعاتی ازخرید و فروش تهیه‌نمود. همچنین با ایجاد گزارش از این اطلاعات امکان مدیریت آنها ساده‌تر خواهد شد.
مزاياي استفاده از اكسس
- زبان كدنويسی آن VBA می‌باشد كه تقريباً همان VB استاندارد مي باشد.
- نصب و راه اندازی آن بسیار ساده و راحت می‌باشد.
- مي‌توان حداكثر بازده را از فرم‌ها و گزارشات با حداقل كدنويسی دريافت كرد.
- امكانات wizard آن عالی و كامل می‌باشد.
- دارای محيطی ساده و مناسب برای طراحی و كدنويسی فرم‌ها، گزارشات و ماژول‌ها می‌باشد.
- در فرم‌های آن امكانات جالبي مانند انواع sort، انواع فيلتر و … درنظرگرفته شده و نیازی به طراحی آنها از طرف برنامه نويس نمی‌باشد.
- فرم‌های آن بدون نیاز به کدنویسی می‌توانند در سه حالت معمولی، ليست و فرم ادامه دار نمايش داده می‌شوند.
- در فرم‌های آن ابزار بسيار مفيدی بنام Subform وجود دارد كه برای شبيه‌سازی آن در VB بايد چند صد خط كد نوشت.
- نصب و راه اندازی آن بسیار ساده و راحت می‌باشد.
- مي‌توان حداكثر بازده را از فرم‌ها و گزارشات با حداقل كدنويسی دريافت كرد.
- امكانات wizard آن عالی و كامل می‌باشد.
- دارای محيطی ساده و مناسب برای طراحی و كدنويسی فرم‌ها، گزارشات و ماژول‌ها می‌باشد.
- در فرم‌های آن امكانات جالبي مانند انواع sort، انواع فيلتر و … درنظرگرفته شده و نیازی به طراحی آنها از طرف برنامه نويس نمی‌باشد.
- فرم‌های آن بدون نیاز به کدنویسی می‌توانند در سه حالت معمولی، ليست و فرم ادامه دار نمايش داده می‌شوند.
- در فرم‌های آن ابزار بسيار مفيدی بنام Subform وجود دارد كه برای شبيه‌سازی آن در VB بايد چند صد خط كد نوشت.
