موقعیت شغلی و آگهی استخدام کارمند اداری

معمولا امور اداری براساس فرآیندهای سازمان‌ها و موسسات خاصی تعریف و محول می‌شوند و از سازمانی به سازمان دیگر متفاوت می‌باشند. به‌طور کلی این امور شامل مجموعه‌ای از وظایف همچون پاسخ‌گویی به تلفن‌ها، کار بانرم‌افزارهای اداری و اتوماسیون، رعایت کلیه‌ی استانداردها، بایگانی و تایپ می‌باشد. مسئولیت انجام چنین کارهایی برعهده‌ی یک کارمند اداری می‌باشد. این کارمندان نقش بسیار مهمی را در یک ارگان دولتی یا خصوصی ایفا می‌کنند و نیازمند توانایی‌های بسیاری می‌باشند که در ادامه آن‌ها را به تفکیک بررسی خواهیم‌کرد.
 

از آنجایی که کارمندان برای کارفرمایان به‌عنوان سفیر کسب ‌و کار در هر سازمانی به‌حساب می‌آیند، باید تمرکز و دقت ویژه‌ای در انتخاب و استخدام آن‌ها به‌کار گیرید. در جلسات مصاحبه‌ی شغلی توجه به ویژگی‌های رفتاری و شخصیتی متقاضیان در کنار تحصیلات و تجارب ‌کاری از اهمیت بالایی برخوردار است. در واقع تناسب شغل و شخصیت، موجب بالارفتن میزان رضایت ‌شغلی کارکنان و در نتیجه کارایی بهتر و درآمدزایی بیشتر آن‌ها برای مجموعه‌ی شما خواهدشد. 
از جمله آیتم‌های شخصیتی موردنیاز برای یک کارمند اداری موفق موارد زیر می‌باشند:
    ریزبین و جزئی‌نگر
    صادق و قابل‌اعتماد
    منضبط و وقت‌شناس
    توانایی ابتکار و نوآوری
    ارتباط جمعی قوی (برون‌گرا)
    نوع‌دوست بودن در جوامع اجتماعی
    توانایی انجام کارهای تیمی و گروه‌محور
    خودمستقلی و عدم وابستگی در انجام‌امور
    دارای روحیه‌ی انعطاف‌پذیر و سازگار با دیگران
    مقاوم در برابر شرایط‌سخت و ساعات طولانی کاری
    برخورداری از شخصیت کوشا، تلاش‌گر و پیگیر در به ‌پایان رساندن امور
 

به‌عنوان یک کارمند اداری موفق و حرفه‌ای آشنایی با برخی مهارت‌ها برای بهتر انجام‌شدن کارها و فعالیت‌های روتین اداری بسیار حائز اهمیت می‌باشد. ازجمله این توانمندیها می‌توان به موارد زیر اشاره نمود:
    توانایی تایپ و نامه‌نگاری
    مستندسازی و ثبت‌اطلاعات
    توانایی در عقد قراردادهای کاری
    آشنایی با امور مربوط به دبیرخانه
    آشنایی با اصول و روند امور اداری
    توانایی کار با کامپیوتر و شبکه‌های اینترنت
    آشنایی با زبان‌انگلیسی، مزیت محسوب می‌شود
    برخورداری از ارتباطات درون‌سازمانی و برون‌سازمانی فوق‌العاده
    آشنایی با نرم‌افزارهای تخصصی موردنیاز و نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری 
    آشنایی با نرم‌افزارهای مجموعه‌ی آفیس مثل ورد، اکسل، پاورپوینت و اکسس
 

کارکردن در هر نوع محیط ‌کاری با چالش‌ها و سختی‌هایی همراه می‌باشد که اگر به درستی با آن‌ها برخورد نکنید، ممکن است عواقب بدی را برای شما به‌همراه داشته باشند. 
برای یک کارمند اداری در محیط‌ اداره و یا سازمان، گاهی موقعیت‌های دشوار و استرس‌زایی وجود خواهدداشت. درچنین شرایطی و در ارتباط با مدیران مافوق، همکاران و ارباب‌رجوع، اگر ارتباط درستی میان مغز و زبان برقرار نشود، احتمال دارد کلمات آن‌گونه که باید از دهان خارج نشوند. سایان بیلوک، نویسنده‌ی کتاب «خفگی» و رئیس کالج برنارد، معتقد است که وارد شدن نگرانی‌ها و فشار‌های شدید روحی به مغز انسان، منجر به عدم حضورذهن در هنگام بحث و مشاجره می‌شود و تبعات ناخوشایندی را به همراه خواهدداشت. در ادامه برخی از چالش‌های متداول برای کارمندان اداری و شیوه‌ی مقابله با آن‌ها را بیان خواهیم کرد:

وجود رقابت میان کارکنان یک سازمان امری اجتناب ناپذیر است. به عقیده‌ی بسیاری از کارشناسان، رقابت‌های اصولی و سالم در محیط ‌کار موجب افزایش انگیزه و راندمان کاری نیروهای سازمان خواهدشد. اما رقابت‌های ناسالم می‌توانند به‌عنوان چالش و مشکلی برای پرسنل به‌شمار آیند. اگر یک کارمند اداری با چنین چالشی در محل‌کارش مواجه شود باید اصول زیر را برای داشتن یک رقابت سالم و دلچسب به‌کار گیرد:
    ضمن رعایت اصول و آداب اخلاقی برای رسیدن به هدفتان بجنگید.
    برای رسیدن به موفقیت برنامه‌ریزی کنید و بهتر است که آن‌ها را مکتوب نمایید.
    قبول کنید که حق شما برای رسیدن به پیروزی در رقابت، مستلزم تلاش و پشتکار است.
    جهت حصول نتیجه‌ی دلخواهتان، از تمام پتانسیل‌های خود به بهترین شکل ممکن استفاده نمایید.

ایجاد نزاع و کشمکش بین افراد مختلف یک سازمان به دلیل وجود برخی اختلافات امری طبیعی‌ است. به‌عنوان یک کارمند اداری در مواجهه با چنین موقعیت‌هایی قبل از هر چیزی آرامش خود را تا حد ممکن حفظ کنید. حتی اگر می‌خواهید اعتراضتان را بیان کنید، از جملات منزجرکننده برای بیان ناراحتی خود استفاده نکنید. اگر لازم شد خیلی محترمانه برای دقایقی محیط را ترک کنید و بعد از آن با هوشمندانه و با دلیل و منطق، همکاران خود را متقاعد سازید.

حتما بسیاری از شما چنین موقعیتی را تجربه کرده‌اید که کارهای بسیاری برای انجام دادن داشته‌باشید و در عین‌حال زمانتان محدود باشد. اغلب در چنین شرایطی نمی‌دانید از کجا شروع کنید و اصلا ترجیح می‌دهید که شروع نکنید. باتوجه به وظایف بسیاری که برای یک کارمند اداری وجود دارد، امکان روبرو شدن با فشار زمانی برای وی بالاست. در چنین مواقعی پیشنهاد می‌کنیم با برنامه‌ریزی دقیق و اولویت‌بندی کارها از پیچیده به ساده، آن‌ها را انجام دهید. فراموش نکنید که گاهی در بین انجام امور برای ده دقیقه جهت افزایش کیفیت و کارایی به خودتان استراحت دهید.

برای یک کارمند اداری در روابط با همکاران و یا مشتریان گاهی اتفاق افتاده که با افراد پرخاشگر روبرو شوند. شرایط بسیار سختی‌است که در هنگام مواجهه با افراد عصبی بهترین واکنش را نشان دهید. در چنین مواقعی حتما آرامش خود را حفظ نمایید و استرس را از خودتان دور کنید. هرگز پرخاش را با پرخاشگری پاسخ ندهید یا در برابر چنین اشخاصی نخندید که نتیجه‌ی عکس حاصل می‌شود. به آن‌ها گوش دهید و سعی کنید مسئله را محترمانه حل کنید. گفتن جملاتی مثل: «نگران نباشید، من مشکل را برطرف خواهم‌کرد» شرایط را خنثی خواهد کرد و بسیار کمک‌کننده است. با همه‌ی این‌ها در مقابل اشخاصی که منطق‌پذیر نیستند و رفتار ناشایستی دارند، کاری انجام نداده و انرژی خود را بیهوده هدر ندهید.

به‌عنوان یک کارمند اداری، گاهی ممکن است شرایط آن‌طور که پیش‌بینی می‌کردید و انتظار داشتید اتفاق نیفتد و یا اینکه اشتباهاتی در کارتان رخ دهد. در موقعیت‌های این‌چنینی منطقی عمل‌کنید و اشتباهات و کاستی‌های خود را بپذیرید و در صدد جبران آن‌ها باشید. در واقع از اشتباهتتان درس بگیرید و دوباره آن‌ها را تکرار نکنید. این ‌کار به موفقیت و افزایش تجربه و بازدهی شما کمک خواهد کرد.
 

    همکاری با واحد مالی در امور مختلف 
    ثبت مشخصات پرسنل در نرم‌افزارهای اداری  
    همکاری با واحد منابع‌انسانی در ارزشیابی کارکنان
    گردآوری، کپی و بایگانی اسناد مربوط به امور اداری 
    محاسبه تایمکس و ثبت ماموریت و مرخصی کارکنان
    تکمیل و ارسال فاکتورها، قراردادها، صورت‌حساب‌ها و چک‌ها
    دریافت و ارسال گزارشات و نامه‌های اداری در سسیستم‌های اتوماسیون
    پاسخ‌گویی به نامه‌ها و تلفن‌های مشتریان و ارتباط دادن آن‌ها با بخش‌های مختلف
 

امروزه همزمان با پیشرفت تکنولوژی و ظهور سیستم‌های اتوماسیون در بسیاری از سازمان‌ها و شرکت‌های بزرگ، تمام واحدهای یک سازمان به‌راحتی با هم مرتبط هستند. یک کارمند اداری به‌لطف حضور چنین سیستم‌هایی برای تسریع و تسهیل امور، با واحدهای مختلف همچون واحد مالی، نگهبانی، منابع‌انسانی و...، ارتباط برقرار می‌کند.

در اغلب سازمان‌ها زمانی که نیاز به نیروی‌کار تازه می‌باشد، واحد منابع‌انسانی پس از ارزشیابی و گزینش نیروها، آن‌ها را به واحد اداری ارجاع می‌دهند. سپس کارمندان اداری مدارک اولیه مثل کپی شناسنامه و کارت‌ملی، آزمایشات بدو استخدام، سوابق بیمه (برای افراد متاهل پرداخت حق اولاد به ازای بالاتر از ۷۲۰ روز سابقه) و... را از افراد دریافت می‌کنند. پس از آن‌که مدارک دریافتی کارجویان مورد تایید سازمان قرارگرفت و استخدام آن‌ها نهایی‌شد، کارمندان ‌اداری مشخصات آن‌ها را به عنوان نیروی جدید در سیستم اتوماسیون شرکت ثبت می‌کنند.

اطلاعات مربوط به تمام نیروهای سازمان توسط کارمند اداری در نرم‌افزارهای اتوماسیون سازمان به ثبت می‌رسد. ازجمله این اطلاعات می‌توان مشخصات فردی، سوابق‌کاری و بیمه، تاریخ آغاز به‌کار، میزان حقوق پایه‌ی تعیین‌شده توسط مدیریت، اضافه‌کاری‌ها و ساعات ورود و خروج و مرخصی پرسنل را نام‌برد. درنهایت این اطلاعات جهت پرداخت حقوق و دستمزد به واحد مالی و حسابداری شرکت ارجاع داده می‌شود. همچنین کارمندان اداری موظفند تا استعفانامه‌ها، تاریخ ترک ‌کار و اتمام قراردادها رابرای محاسبه‌ی تسویه و سنوات به واحد مالی پیوست بدهند.
 

برای استخدام شدن در شغل کارمند اداری داشتن تحصیلات آکادمیک در رشته‌ی خاصی مدنظر کارفرمایان نمی‌باشد. فارغ‌التحصیلان کاردانی، کارشناسی و یا کارشناسی ارشد در رشته‌های مختلف مدیریتی و یا فنی می‌توانند در این موقعیت استخدام شوند. آن‌چه که مهم است آشنایی با امور اداری و نرم‌افزارهای اداری مختلف می‌باشد.
 

آمار و ارقام دقیقی از درآمد یک کارمند اداری در داخل ایران در دسترس نمی‌باشد. میزان دریافتی این افراد باتوجه به نوع ارگانی (دولتی یا خصوصی) که در آن فعالیت می‌کنند متفاوت است. همچنین براساس مسئولیت‌هایی که از این کارمندان انتظار می‌رود و سوابق و مهارت‌های آن‌ها، مبالغ مختلفی از سوی کارمندان به آن‌ها پرداخت می‌شود.
طبق آخرین تحقیقات انجام‌شده در ایالات‌متحده در سال ۲۰۱۹ و به‌نقل از وب‌سایت معتبر Glassdoor میانگین درآمد کارمندان اداری ۵۳.۴۱۸ دلار در سال می‌باشد. آزمایشگاه لینکلن ام‌آی‌تی (MIT Lincoln Laboratory) ، واقع در لکسینگتون، ماساچوست، یک مرکز تحقیق و توسعه‌ی وزارت دفاع ایالات متحده آمریکاست که برای شغل کارمند اداری حقوق ۱۲۶.۹۵۶ دلار در سال در نظر گرفته‌است! این حد از درآمد، اثبات می‌کند که دریافتی کارمندان اداری در خارج از ایران هم براساس نوع سازمان انتخابی برای فعالیت، تاثیر به‌سزایی در میزان کسب درآمد خواهند داشت.