موقعیت شغلی و آگهی استخدام مسئول دفتر

خیلی‌ها با دیدن آگهی ‌استخدام برای موقعیت‌ شغلی مسئول دفتر ممکن‌است آن را با شغل منشی ‌گری اشتباه بگیرند. باوجود شباهت‌های کاری بسیاری که بین این دو پست وجوددارد، باید بگوییم که وظایف مسئول دفتری بسیار پیچیده‌تر و سنگین‌تر از یک منشی می‌باشد. درواقع مسئول‌ دفتر، شخصی‌است که مستقیما زیر نظر مدیر و یا مدیرعامل خود فعالیت می‌کند و نقش اصلی در موفقیت مدیران جهت دستیابی به اهداف سازمانی را دارند. وی برای پیش‌برد امورجاری در شرکت یا سازمان، نیاز به مهارت‌ها و تخصص‌های ویژه‌ای دارد که در ادامه به تشریح هریک از آن‌ها خواهیم پرداخت.
 

اغلب مدیران یک مجموعه، مشغله‌ها و وظایف متعددی دارند و برنامه‌ریزی و مدیریت‌‌ کارها زمان زیادی را از آن‌ها خواهد گرفت که خود به تنهایی نمی‌توانند آن‌ها را انجام‌دهند. برای رفع این مشکل و تسريع و تسهیل در انجام امور اداری و دفتری، بسیاری از سازمان‌ها و شرکت‌ها، اقدام به استخدام مسئول دفتر می‌نمایند. وظیفه‌ی اصلی مسئولان دفاتر، هماهنگی تمام برنامه‌های مدیر مافوق با پرسنل داخلی و مشتریان سازمان می‌باشد. درواقع این افراد دست‌ راست مدیرانشان به‌حساب می‌آیند. یک مسئول‌ دفتر حرفه‌ای، به‌لطف آگاهی و دانشی که در مواردی از قبیل مدیریت ‌سازمان، کارکنان، قوانین ‌و ضوابط‌ سازمانی، آیین نامه‌ها و دستورالعمل‌ها دارد، به مدیر خود (مدیرعامل، هیئت‌ مدیره و...) کمک می‌کند.
 

اولین نقطه‌ی تماس مشتریان و ارباب‌رجوع‌ها با شرکت، مسئول دفتر است. بنابراین، شیوه‌ی رفتاری و تعامل این مسئولان،نقش مؤثری در ایجاد تصویری زیبا از شرکت در ذهن دیگران خواهدداشت. موارد زیر، ازجمله خصوصیات فردی موردنیاز برای یک مسئول دفتر می‌باشند:
    مسئولیت‌پذیر
    دلسوز و متعهد
    اعتمادبه‌نفس بالا
    وقت‌شناس و منظم 
    توانایی مدیریت استرس
    خلاقیت در انجام امور اداری
    حافظه‌ی خوب و حضور ذهن
    روابط عمومی قوی و فن بیان قوی
    امانت داری و رازداری در امور مربوط به سازمان
    روحیه‌ی پیگیری بالا جهت تحقق نتایج مدنظر
    مدیریت زمان و تسلط بر انجام کارهای همزمان
    صبر و تحمل بالا و حسن برخورد در برابر افراد مختلف
 

سازماندهی، برنامه‌ریزی و پیگیری امور روزانه‌ی مربوط به دفتر مدیریت شامل اجرای جلسات، تنظیم قرار ملاقات، انجام سفرها و ماموریت‌های مدیر مافوق و... از جمله وظایف یک مسئول دفتر می‌باشند. سایر وظایفی که مدیران در هنگام استخدام از این اشخاص انتظار دارند به‌شرح زیر می‌باشد:
    پاسخگویی به تلفن‌ها، فکس، نمابر، ایمیل و...
    ایجاد نظم و ساماندهی در امور اداری و دفتری 
    ضبط و نگهداری کلیه‌ی اسناد، پرونده‌ها، مدارک و مکاتبات
    پاسخ‌گویی به ارباب ‌رجوع و برخورد مناسب و شایسته با آن‌ها 
    دریافت،تفکیک، ثبت، بایگانی و تحویل مستندات، نامه‌ها و مکاتبات داخلی و خارجی سازمان
    تهیه و تنظیم صورت‌ جلسات، پرونده‌های مربوط به سمینارها، کمیسیون‌ها و ارجاع آن‌ها به مدیر مافوق
    ابلاغ دستورات صادره از سوی مافوق به پرسنل ‌سازمان و مشتریان بیرونی نظیر پیمان‌کاران، ارگان‌های ‌دولتی و...
    پیگیری نامه‌ها، ایمیل‌ها و مکاتباتی که ازسوی سازمان ارسال و دریافت می‌شوند تا زمان حصول نتیجه‌ی نهایی
 

    توانایی تایپ سریع
    مسلط به گزارش‌دهی
    آشنایی با اتوماسیون اداری
    آشنایی با فتوشاپ برای ویرایش عکس
    آشنا با انجام اصول مربوط به مکاتبات اداری
    مسلط به ارتباطات صحیح درون ‌سازمانی و برون ‌سازمانی
    گذراندن دوره‌ی تخصصی فن بیان و شیوه‌های سخنوری
    تسلط بر نرم‌افزارهای آفیس (Word, Excel, Outlook,…) بسته به نیاز سازمان‌ها
 

در هر سازمانی یک سری از اسناد وجوددارند که نیاز است همیشه به آن‌ها دسترسی داشته باشیم. البته هر شخصی باتوجه به جایگاه سازمانی که دارد دسترسی‌های تعریف شده‌ای به این اسناد خواهد داشت. لذا آشنایی یک مسئول دفتر با اتوماسیون اداری به بهترین شکل ممکن امکان مدیریت مستندات این‌چنینی را فراهم خواهدکرد. 
اکنون که در عصر ارتباطات هستیم‌، جهت حذف فضای اشغالی توسط زونکن‌ها، دفاتر اندیکاتور و... در ادارات و سازمان‌ها، نرم‌افزارهای اتوماسیون متعددی چاره‌ساز خواهندبود. به عنوان یک مسئول ‌دفتر با استفاده از یک دموی رایگان که اکثر پشتیبانی‌ها در اختیار شما قرار می‌دهند، می‌توانی بدون هیچ‌گونه نگرانی با کارکرد این نرم‌افزارها آشنا شوید.

یکی از جذابیت‌های نرم‌افزارهای اتوماسیون موجود در بازار، در اختیار گذاشتن امکانات و قابلیت‌های متنوع برای کاربران است که می‌تواند برای آن‌ها بسیار مفید باشد. یک مسئول دفتر از این نرم‌افزارها برای موارد مختلفی همچون مدیریت مستندات، رسانه‌ی سازمان، دانشنامه‌ی سازمانی و کارتابل آفلاین استفاده می‌کند.

به‌طور کلی استفاده از نرم‌افزارهای اتوماسیون، صرفه‌جویی در هزینه و زمان جهت نگهداری، جابجایی و یا انتقال اطلاعات مهم سازمانی را به ارمغان خواهدآورد. اما استفاده از قابلیت‌های ویژه‌ي این نرم‌افزارها برای یک مسئول دفتر فواید بسیاری خواهدداشت که در ادامه برخی از آن‌ها را بیان کرده‌ایم:
    مقایسه‌ی سازمان در بازه‌های زمانی دلخواه توسط گزارشات عملکرد
    هنگام ایجاد نامه‌ی جدید به‌راحتی می‌توان اسناد موجود را به نامه الصاق‌کرد.
    امکان اضافه‌ کردن، ویرایش و یا ابطال اسناد و مشاهده‌ی تاریخچه‌ی تغیرات آن‌ها
    امکان قفل کردن اسناد پس از تایید نهایی برای جلوگیری از هرگونه دستکاری و تغییر در آن توسط سایرین
    استفاده از امکانات پشتیبانی نرم‌افزارها که درصورت ایجاد هرگونه سوال و اشکالی می‌توان از مشاوره‌ی آنلاین آن‌ها استفاده‌کرد.
    استفاده از گزارش‌های سازمانی پیش‌فرض همچون گزارش ارجاع‌نامه، گزارش تحلیل عملکرد سازمانی، گزارش رسوب نامه در کارتابل و...
    امکان جستجو و دسترسی سریع به اسنادی که سال‌ها از زمان ایجاد آن‌ها گذشته‌است، بدون سردرگمی و تنها با چند کلیک ساده
 

دقت داشته‌باشید که برای حضور در جلسات استخدامی برای موقعیت ‌شغلی مسئول دفتر، یکی از نکات حائز اهمیت برخورداری از مهارت ارتباطی و سخن‌وری قدرتمند می‌باشد. تاثیر نفوذ کلام و توانایی متقاعد ساختن دیگران قطعا باعث پیشرفت کاری شما در این زمینه خواهدشد. پیشنهاد می‌کنیم برای تقویت فن‌بیان روی کنترل مهارت‌های زیر بیش‌تر وقت بگذارید:
    واضح و شمرده صحبت‌کردن
    حفظ اعتماد به نفس در هنگام صحبت‌کردن
    پوزیشن‌های صحیح نشستن و ایستادن را یاد بگیرید.
    بسیار مهم ‌است که آرامشتان را حین صحبت‌کرن حفظ نمایید.
    داشتن اطمینان و باور از آنچه که راجع به آن صحبت می‌کنید.
    حفظ فروتنی در هنگام صحبت‌کردن و جلوگیری از غرور بیجا
    با تمرین و تکرار سعی در رفع نواقص و رسیدن به موفقیت در قدرت‌بیان شوید. 
    از فریاد زدن و یا بیش‌از حد بلند صحبت‌کردن بپرهیزید و با با تن صدای ملایم و کنترل‌شده به گفتگو با دیگران بپردازید.
 

به ‌جرات می‌توان گفت که استخدام یک مسئول دفتر حرفه‌ای و مناسب، تاثیر بسیار مهمی در راستای موفقیت مدیران و تحقق اهداف سازمان، خواهد داشت. بنابراین مدیران و کارکنان منابع‌انسانی، لازم‌است نهایت تلاش و دقت را در راستای انتخاب مسئولان دفاتر به‌کار گیرند. در ادامه نکاتی را که طی پروسه‌ی استخدامی در این‌ زمینه باید از سوی شرکت‌ها در نظر گرفته‌شود بیان می‌کنیم:
    قبل از هرکاری در مصاحبات استخدامی با متقاضیان این موقعیت‌ شغلی بهتر است خط‌ومشی سازمان و حوزه‌ی مدیریت را برای آن‌ها توجیه ‌نمایید. 
    نامه‌های ورودی و خروجی به سازمان، اسناد و تلفن‌هایی که به شرکت می‌شوند، همگی نیازمند امنیت بالا می‌باشند. بنابراین رازداری و امانت‌داری در حفظ اسرار شرکت، یک از مهم‌ترین آیتم‌ها به‌شمار می‌آید. 
    رفتار و تفکر مسئول ‌دفتر باید با مدیرش سازگاری داشته‌باشد. فقط در این‌صورت است که می‌توان انتظار همکاری دوجانبه از آن‌ها را داشت.
    لازم‌است تمامی وظایف ومسئولیت‌ها و حدود و اختیارات در حضور و غیاب مدیر را برای این افراد مشخص‌ نمایید.
    در نهایت لازم ‌است برای افرادی که شرایط درخواستی شما برای استخدام به‌عنوان مسئول دفتر را را دارا هستند و قصد جذب آن‌ها را دارید، دوره‌های آموزشی تخصصی و ویژه برای آن‌ها در نظر بگیرید.
 

معمولا در بسیاری از سازمان‌ها و شرکت‌ها، مسئول دفتر در اتاق مجاور دفتر مدیریت، مستقر می‌شود. کامپیوتر و ملزومات وابسته‌ی آن مثل چاپگر، اسکنر و مودم، دارایی‌های ثابت و جاری سازمان در حد متعارف و منابع اطلاعاتی از جمله تجهیزاتی هستند که در اختیار این افراد قرار خواهد گرفت. 
 

در داخل کشور آمار دقیقی از میزان حقوق مسئولان دفاتر در دست نیست. اما می‌توان گفت با کسب مهارت و توانایی در این زمینه می‌توانید شانس خود را برای استخدام در شرکت‌های معتبر افزایش دهید. اگر واقعا به‌ جایی برسید که در این زمینه حرفی برای گفتن داشته باشید، می‌توانید انتظار حقوق دریافتی بالاتری از کارفرمایان و مدیران داشته باشید.
طی آخرین گزارشات صورت‌گرفته از وب‌سایت معتبر Glassdoor در ۱۵ دسامبر ۲۰۱۹ در ایالات متحده، یک مسئول‌ دفتر به‌طور میانگین سالانه مبلغ ۳۸.۶۶۲ دلار در سال دریافت می‌کند. همچنین     New York University مشهور به NYU، بزرگترین دانشگاه خصوصی ایالات متحده‌ی آمریکا واقع در نیویورک برای سمت ‌شغلی مسئول‌ دفتر حقوقی بین ۴۸ هزار دلار تا ۵۳هزار دلار در نظر گرفته‌است.