موقعیت شغلی و آگهی استخدام منشی

با جستجوی کلمه‌ی استخدام منشی در گوگل، چیزی در حدود ۴.۷۷۰.۰۰۰ نتیجه خیلی سریع برای شما نمایش داده می‌شود.که این آمار بسیار بزرگی‌ است. این موضوع به‌خوبی اثبات می‌کند که میزان تقاضا برای موقعیت شغلی منشی از سوی کارفرمایان و یا کارجویان بسیار بالاست. متاسفانه در اذهان عمومی این‌گونه جا افتاده‌است که منشی‌ شخصی است که فقط وظیفه‌ی پاسخگویی به تلفن‌ها را دارد. اما این یک تفکر کاملا اشتباه است و وظایف مرتبط با این شغل بسیار فراتر از این‌هاست.
 

در زبان فارسی منشی به معنای ابداع‌کننده و یا شخصی ‌است که بتواند خوب نامه بنویسد و مطالب را بپرواند. اما در کسب‌وکار و ادبیات روزمره منشی به شخصی گفته می‌شود که توسط افراد و سازمان‌ها استخدام می‌شود تا نامه‌نگاری، تنظیم جلسات، نوشتن گزارشات مختلف، برنامه‌ریزی و ساماندهی امور سازمانی را انجام‌دهد.
در زبان ‌انگلیسی به منشی Secretary می‌گویند که به معنی محرم‌اسرار می‌باشد. این بدان معناست که این شغل چقدر می‌تواند مهم باشد. اگر نامه‌های ارسالی و دریافتی، اسناد و تماس‌های تلفنی مربوط به سازمان که همگی زیرنظر منشی هستند را در نظر بگیرید، به‌خوبی متوجه می‌شوید که حفظ اسرار شرکت توسط منشی‌ها چقدر حائز اهمیت است. 
 

شغل منشی‌گری در بسیاری از سازمان‌ها بسیار جایگاه مهمی دارد و درواقع سیمای سازمان توسط منشی آن مشخص خواهدشد. استراتژی‌های سازمان و تصمیمات مدیر مافوق توسط این افراد پیاده‌سازی می‌شود. در ادامه وظایف موردنظر برای استخدام منشی‌ها توسط کارفرمایان را بیان خواهیم‌کرد:
 

وقتی به دنبال چیزی می‌گردیم، این نظم است که در یافتن هرچه سریع‌تر آن ما را یاری می‌دهد. مرتب‌سازی پرونده‌ها، فایل‌های کامپیوتری، فایل‌های کاغذی و... به‌گونه‌ای که به راحتی قابل دسترسی باشند، از وظایف منشی می‌باشد که بسیار مهم و قابل‌توجه می‌باشد. همچنین یک منشی منظم و دقیق میداند که به‌موقع باید سرکار حاضر شود و کارها را حتی‌الامکان به‌ صورت روتین انجام دهد.
 

تهیه‌ی لیست انجام وظایفی که به‌طور روزانه در سازمان باید انجام‌‌شود و برای مشخص‌کردن ترتیب انجام کارها، چک‌لیست ایجادکند.
 

تنظیم برنامه‌ی ملاقات‌ها، ماموریت ‌ها و مسافرت‌های مدریت وتهیه‌ی جدول برنامه‌ریزی برای آن‌ها. اگر با یک مدیر توانا برای تنظیم جلسات‌کاری تماس ‌بگیرید، او حتما به شما خواهدگفت که زمان ملاقات را با منشی هماهنگ نمایید. چراکه منشی بهتر از هرکسی تمام جلسات و برنامه‌های کاری مدیرش را می‌داند و روز و ساعت مناسب قرارملاقات را برای شما تعیین خواهدکرد. 
 

یک منشی موظف ‌است نامه‌های دریافتی رابخواند و آن‌ها را سازماندهی کند و درصورت لزوم به مدیریت یا بخش‌های دیگر سازمان ارجاع‌دهد. همچنین رسیدگی، پذیرش و پاسخگویی به ارباب‌رجوع‌ها و پاسخ‌دادن به تماس‌های تلفنی بر عهده‌ی منشی‌ها می‌باشد. وی به‌عنوان واسطه‌ای برای ابلاغ دستورات مدیریت به کارمندان و پرسنل یک مجموعه می‌باشد. علاوه‌بر آن، موارد ارسالی درقالب بسته‌های پستی، ایمیل و نامه به سازمان را طبقه‌بندی کند و به مدیر ارائه‌دهد.
 

برای هرچه سریع‌تر و بهتر انجام شدن مکاتبات اداری، منشی باید بتواند نامه‌های درون‌سازمانی را به بهترین نحو آماده‌سازد. گاهی اوقات لازم است مدیر را برای آماده‌سازی و تهیه‌ی گزارشات و حتی متن سخنرانی یاری نماید و آن‌ها را تایپ کند. ذکر این نکته ضروری است که استفاده از سیستم‌های اتوماسیون در این زمینه بسیار موثر و کارآمد واقع‌ خواهدشد.
 

    اعتماد‌به‌نفس بالا
    صبر و تحمل بالا
    قدرت سازگاری بالا
    رفتار اجتماعی مناسب
    رازداری و متعهد بودن
    توانایی اقرار به اشتباهات
    قدرت تصمیم‌گیری و ابتکار
    داشتن حافظه‌ی خوب و قوی
    توانایی و یادگیری مطالب جدید
    آراستگی و وضع ظاهری مناسب
    حس همکاری و روحیه‌ی تیمی بالا
    پیگیری امور و دستورات مدیریت
    گشاده‌رویی، خوش‌مشربی و نرمی‌ در گفتار
    توجه‌کردن و احترام‌ گذاشتن به نظرات دیگران
    برخورداری از تفکر منطقی برای پذیرش اشتباهات و تلاش برای اصلاح کاستی‌ها
 

    توانایی تایپ سریع
    آشنایی با اصول نامه‌نگاری
    آشنایی با شبکه‌های اینترنت
    مهارت سازماندهی و مدیریت‌زمان
    توانایی برقراری ارتباط موثر و فن‌بیان قوی
    آشنایی با نرم افزارهای مجموعه‌ی آفیس مثل Word, Access , Excel, PowerPoint
    آشنایی با نرم‌افزارهای‌ اداری، اتوماسیون، حسابداری، ارتباط ‌با مشتری (CRM) و... بسته به نیاز شرکت‌ها 
شما منشی محترم برای بالا بردن مهارت خود در مجموعه آفیس می‌توانید از  آموزش آفیس سامانه آموزش چراغ استفاده نمایید.

جلسات مصاحبه هم برای سازمان‌ها و هم برای کارجویان بسیار مهم ‌است. استخدام یک فرد جدید به‌عنوان منشی برای کارفرمایان مستلزم به‌کارگیری دقت و آگاهی بالا می‌باشد. از طرفی شخص استخدام‌شونده هم باید برای رضایت از شغل و محیط‌کاری خود نکاتی را در نظر داشته باشد. در ادامه مواردی را برای ثمربخش بود جلسات مصاحبه برای کارفرمایان و متقاضیان منشی‌گری بیان خواهیم‌کرد.
 

۱.    رعایت صداقت راجع به شرایط سازمان (میزان حقوق، نحوه‌ی مرخصی، ساعت‌کاری و...) بسیار مهم است.
۲.    با استفاده از تست‌های روانشناسی و پی‌بردن به شخصیت کارجو مطمئن خواهید شد که او منشی مناسبی برای سازمان شما خواهد بود یا خیر.
۳.    راجع به شرایط‌کاری و استراتژی‌های جاری در سازمان، خیلی شفاف و واضح توضیحاتی را برای متقاضیان ارائه‌دهید.
 

۱.    رعایت پوشش رسمی و مناسب
۲.    به‌موقع در جلسه‌ی مصاحبه حاضر شوید.
۳.    یاد بگیرید که به‌خوبی ارتباط چشمی برقرار کنید.
۴.    استرس خود را کنترل کنید. تمرین ذهنی در این زمینه کمک شایانی به شما خواهدکرد.
۵.    پیش از جلسه‌ی مصاحبه با مراجعه به سایت‌سازمان و بخش‌های مختلف آن به شناخت مختصری از سازمان دست‌یابید.
۶.    استفاده از زبان‌بدن که گویای حالات درونی شماست بسیار مهم‌است. سعی‌کنید آرامش خود را نشان دهید.
۷.    اگر سابقه‌ی کار دارید خیلی مهم‌است که از رئیس و محل‌کار قبلی خود بد نگویید. حتی اگر کاستی‌هایی وجود داشته آن‌ها را مثبت و هوشمندانه بیان نمایید اما دروغ نگویید.
۸.    اگر راجع‌به حقوق از شما پرسیدند، مبلغ درخواستی معقول و واقعی را اعلام کنید. می‌توانید با کمی جستجو در سایت‌های مختلف میانگین حقوقی برای شغل ‌منشی را بدانید. 
۹.    اگر از شما سوال‌شود که چرا به‌عنوان منشی برای سازمان موردنظر مناسب هستید، آگاهانه پاسخ دهید. مهارت‌های عمومی و تخصصی که پیش‌تر به آن‌ها اشاره کردیم را یکبار دیگر مرور کنید. اگر این ویژگی‌ها و مهارت‌ها در شما وجود دارد، به ‌راحتی می‌توانید با دلایل مستند شایستگی خود را برای مصاحبه‌کننده‌ها تشریح کنید.
 

همان‌طور که پیش از این گفتیم یکی از مهارت‌های تخصصی لازم برای استخدام‌کردن یک منشی که بسیاری از سازما‌ن‌ها توجه ویژه‌ای به ‌آن دارند، برقراری ارتباط موثر و مناسب می‌باشد. باتوجه به اهمیت این موضوع، قواعد لازم برای تقویت چنین مهارتی را شرح خواهیم‌داد.

یکی از مهارت‌هایی که یک منشی حرفه‌ای در محیط‌کار به‌ آن نیاز خواهدداشت مهارت خوب‌شنیدن است. بسیاری از افراد بر این باورند که تنها خوب حرف‌زدن مهم‌است اما خوب‌شنیدن شاید از آن ‌هم مهم‌تر باشد. برای تقویت این مهارت پیش از هرچیزی لازم است زمانی که شخصی با شما صحبت می‌کند فقط به حرفهایش گوش دهید و کار دیگری انجام ندهید. این‌کار را در عمل به مخاطب نشان‌دهید. برای مثال می‌توانید اگر درحال کارکردن با کامپیوتر و یا تلفن‌همراه خود هستید آن را کنار گذاشته و نگاه خود را به طرف‌مقابل بدوزید. همچنین گاهی (نه بیش‌از اندازه) با اعلام احساسات خود به وی بفهمانید که کاملا متوجه صحبت‌های او شده‌اید و برایتان اهمیت دارد. 

برای اینکه سخنان شما به‌خوبی در دیگران نفوذ کند و به قول‌معروف به دل آن‌ها بنشیند، حتما موارد کلیدی زیر را درنظر گرفته و به‌خاطر بسپارید:
 

برای داشتن کلام نافذ و موثر به‌عنوان یک منشی قبل از هرکاری خوب‌شنیدن که در بخش‌ قبل راجع‌به آن صحبت‌کردیم را کامل بیاموزید. تنها در این‌صورت است که می‌توانید مخاطب و احساساتش را عمیقا دریابید. سپس خود را جای طرف‌مقابل قراردهید که آیا سخنان شما برای او خوب و موثر خواهندبود یا خیر. به زبان‌بدن مخاطبتان دقت کنید. چنانچه هرگونه نا آرامی از صحبت‌هایتان در او حس‌کردید حرف خود را قطع کرده و یا مسیر صحبت را به ‌طرز هوشمندانه‌ای تغییردهید. 
 

به وقت مخاطبان دقت نمایید. اگر متوجه شدید که آن‌ها عجله دارند و یا مشغول کار مهم‌تری هستند گفتگو را کوتاه کرده و زمان مناسب‌تری را برای این موضوع قرار دهید.
 

حفظ حریم‌خصوصی، رازداری و امانت‌داری اشخاص در محیط‌کار برای صحبت‌کردن با مدیر یا سایر پرسنل، امری بسیار ضروری است. این مهم‌است که از دیگران غیبت و بدگویی نکنید.
 

این بدان معنا نیست که بی‌دلیل از دیگران تشکرکنید. شما می‌توانید ویژگی‌ها و کارهای مثبت اشخاص را شناسایی کرده و بابت آن‌ها از ایشان قدردانی نمایید.
 

خوب و سنجیده و کوتاه صحبت‌کنید. حتما شنیده‌اید که می‌گویند: «کم گوی و گزیده گوی چون در». برای هیچکس خوشایند نیست که برای دو ساعت مداوم به حرف‌های شما گوش‌دهد. همچنین به‌عنوان یک منشی حرفه‌ای باید بدانید که با آرامش و شمرده‌ صحبت کنید، چراکه تند حرف‌زدن از تاثیر کلامتان می‌کاهد.
 

روزانه بخش اعظمی از ارتباطات منشی توسط مکالمات‌ تلفنی صورت می‌گیرد. با استفاده از تکنیک‌های ساده می‌توانید استفاده‌ی موثرتر و بهتری از تلفن داشته باشید:
    با اعتماد به‌نفس و آگاهانه صحبت‌کنید.
    تا جایی که امکان دارد تلاش کنید که زمان مکالمه کوتاه و مفید باشد.
    از آنجایی که طرف‌مقابل شما را نمی‌بیند و تنها صدایتان را می‌شنود، لازم‌است تا با خوش‌رویی، شمرده، رسا و ملایم صحبت‌کنید. 
    سعی‌کنید وسایل مورد نیاز همچون کاغذ، خودکار و... به‌راحتی در دسترستان باشد تا در مواقع ‌نیاز به آن‌ها، مخاطب را پشت ‌خط معطل‌نکنید.
 

در کشور ایران حقوق پرداختی برای یک منشی باتوجه به سوابق و مهارت‌های او و همچنین نوع سازمانی که قراراست در آن استخدام شوید، متفاوت می‌باشد.  اما به‌گزارش وب‌سایت معتبر salary.com میزان درآمد این موقعیت ‌شغلی، سال ۲۰۱۹ در ایالات متحده ۳۹.۳۲۶ دلار در سال گزارش شده‌است. البته دامنه‌ی حقوقی منشی‌ها براساس عواملی همچون میزان‌تحصیلات، گواهی‌نامه‌ها، مهارت‌های اضافی و سوابق، از ۳۵.۰۳۱ دلار تا ۴۴.۳۳۴ دلار در سال، متغیر می‌باشد.