استخدام تحصیلدار و امور خدماتی
استخدام تحصیلدار
تحصیلدار کسی است که وظیفه دارد بدهی‌های یک شرکت یا فرد را از راه‌های حضوری، تلفنی یا مکاتبه‌ای از بدهکار گرفته و به طلبکار برساند. در صورتی که بدهکار از پرداخت بدهی خود سر باز زند یا از جواب دادن خودداری کند، باید از راه‌های قانونی مطالباتش را وصول کند. بسته به سازمانی که تحصیلدار در آن مشغول است، ممکن است وظایفش در جزئیات کار با هم متفاوت باشد.
وظایف و مسئولیت‌های تحصیلدار
از جمله وظایف اصلی تحصیلدار که در تمام شرکت‌ها یا سازمان‌ها می‌تواند مشترک باشد، می‌توان به این موارد اشاره کرد:
• انجام کلیه امور محوله صرفاً بر اساس روش‌های مدون، آیین‌نامه‌ها، دستورالعمل‌های تصویب‌شده و در صورت عدم دسترسی به روش‌های لازم در زمینه‌های مورد نظر یا تشخیص ضرورت تعدیل روش‌های موجود؛ استعلام موضوع از مقام مسئول مافـوق خود قبـل از هـرگونه اقـدام اجرایی.
• نگهداری و حفظ کلیه اقلام دریافت‌شده تا زمان تحویل به مراجع تعیین‌شده یا ارجاع به مسئول مربوطه.
• ارسال کلیه نامه‌ها و بسته‌های تحویل شده به شرکت یا اشخاص تعیین‌شده در زمان معین.
• تحویل کلیه مرسولات و بسته‌های پستی به دفاتر و ادارات پست و ارائه رسید مربوطه به مسئول تنخواه‌گردان پس از اخذ تأیید مدیر اداری.
• دریافت کلیه چک‌ها، اوراق بهادار و سایر مدارک اعلام‌شده از سوی مدیریت از اشخاص تعیین‌شده.
• واگذاری چک‌ها و وجوه نقد دریافت‌شده توسط امور اداری، به بانک یا به سایر اشخاص اعلام‌شده.
• ارتباط تلفنی مستمر و منظم با مدیر امور اداری یا سایر پرسنل (با توجه با نوع کار محول‌شده) از خارج شرکت.
• مراجعه دوره‌ای به شعبه یا کارگزاری‌های سازمان تأمین اجتماعی به منظور تمدید یا صدور دفترچه‌های درمان یا سایر امور مرتبط بیمه کارکنان.
• تحویل لیست و سایر مدارک مربوط به پرداخت حق بیمه ماهانه کارکنان شرکت به سازمان تأمین اجتماعی یا سایر سازمان‌های بیمه‌ای مرتبط با شرکت.
• انجام امور اداری مرتبط با مدیران ارشد شرکت.
• مراجعه به وزارت بازرگانی و سایر مراجع مرتبط جهت انجام امور مربوط به ثبت سفارشات خارج.
• مراجعه به سازمان‌ها و ادارات جهت پیگیری و انجام امور درخواست‌شده توسط واحد بازرگانی.
• مراوده با افراد خارج از سازمان، معرفی سازمان به مشتریان، عموم مردم و دولت و دیگر منابع بیرونی. انتقال اطلاعات ممکن است به صورت حضوری، نوشتاری، تلفنی و یا الکترونیکی باشد.
• حل اختلافات، گفتگو و مذاکره با دیگران.
• به اجرا گذاشتن شکایات و دادخواهی‌ها، فرو نشاندن مناقشه‌ها، حل و فصل شکایت‌ها.
مهارت‌ها و توانمندی‌های تحصیلدار
مهم‌ترین عنصر در کار تحصیلدار بعد از امانتداری و دقت در خصوص اموال و اجناس که به او سپرده می‌شود، چابکی و تیزهوشی است. یک تحصیلدار باید رفت و آمد به بانک را خوب بشناسد. شناسایی به موقع محل‌هایی که باید به آنجا رفت و آمد کند، بسیار حائز اهمیت است. در واقع عنصر وقت‌شناسی، مسیریابی صحیح، دقت در حمل چک، سفته فاکتورهای نقدی و وجوه نقدی و غیره بسیار تعیین‌کننده است. رعایت ادب و نزاکت زمانی که تحصیلدار برای تحویل و یا دریافت پول، حواله، چک یا کالا مراجعه می‌کند، در تأثیرگذاری مثبت او نقش دارد. لباس مرتب و سر و وضع آراسته نیز از جمله مواردی است که یک تحصیلدار خوب باید به آن توجه داشته باشد. تحصیلداری از آن دسته شغل‌هایی است که مهارت‌های ارتباطی در آن بسیار مهم است. فرد باید بتواند با بقیه افراد سازمان و افراد بیرون از سازمان و مرتبط، تعامل سازنده‌ای داشته باشد. موارد زیر مهارت‌های رفتاری مورد نیاز برای اشتغال به تحصیلداری است:
• داشتن قطعیت برای رسیدن به نتیجه در طی مذاکره.
• فهم مشکل و تحلیل آن به طور مؤثر و یافتن راه‌های جدید برای حل آن؛ این مهارت به فرد کمک می‌کند تا با به‌کارگیری صحیح قوانین، مشکل را حل کند.
• کنترل احساسات و بروز ندادن خشم؛ از آنجا که این کار با بدهکاران مالی در ارتباط است، نباید با رفتارهای دور از شأن اعتبار خود و سازمان را زیر سؤال ببرد و خود را تحت شرایط پراسترس کنترل کند.
• اجتماعی بودن و توانایی شبکه‌سازی برای پیش بردن سریع کارها.
• گوش دادن فعالانه؛ توجه کامل به آنچه که مردم می‌گویند، وقت گذاشتن برای درک نکات مطرح شده، طرح پرسش‌های مناسب، قطع نکردن سخن دیگران در زمان نامناسب.
• سخن‌ورزی؛ سخن گفتن با دیگران برای انتقال کارآمد اطلاعات.
• درک اجتماعی؛ آگاهی از واکنش‌های دیگران و دلایل آن.
• متقاعدسازی؛ متقاعد کردن دیگران جهت تغییر دیدگاه‌ها و رفتارهایشان.
• فهم مکتوبات؛ درک جملات و پاراگراف‌های نوشته‌شده در گزارش‌های مرتبط با کار.
• تفکر انتقادی؛ استفاده از منطق و استدلال برای شناخت نقاط ضعف و قوت راهکارهای جایگزین یا رویکردهای مطرح‌شده در مواجهه با مسائل.
• درک شفاهی؛ توانایی شنیدن و فهم اطلاعات و نظرات گوینده از خلال واژه‌ها و جملات.
• بیان شفاهی؛ توانایی انتقال اطلاعات و نظرات در گفتگوها به گونه‌ای که دیگران بتوانند آنها را درک کنند.
• بیان واضح؛ توانایی واضح صحبت کردن به گونه‌ای که دیگران بتوانند آن را بفهمند.
• تشخیص گفتار؛ توانایی تشخیص و درک گفتار دیگران.
• درک نوشتاری؛ توانایی خواندن و درک اطلاعات و نظرات مکتوب.
• بیان نوشتاری؛ توانایی انتقال اطلاعات و ایده‌ها در نوشته‌ها به گونه‌ای که برای دیگران قابل فهم و درک باشد.
دانش و تحصیلات مورد نیاز تحصیلدار
حداقل تحصیلات سوم راهنمایی با دو سال سابقه کار مفید و حداکثر داشتن مدرک دیپلم برای ورود به این شغل کافی است. اما متقاضی این شغل باید در این زمینه‌ها کسب علم و دانش کند:
• خدمات مشتریان و پرسنل، دانش اصول و فرایندهای خدمت‌رسانی به مشتریان و پرسنل؛ شامل ارزیابی و سنجش نیاز مشتری، شناخت و به‌کارگیری استانداردهای کیفیت – در خدمات و ارزیابی رضایت مشتری.
• امور دفتری؛ شامل دانش رویه‌ها و سیستم‌های اداری و مدیریتی مانند کار با نرم‌افزارهای واژه‌پردازی، کار با پرونده‌ها و سوابق، تندنویسی و نسخه‌برداری، طراحی فرم‌ها و آشنایی با ادبیات اداری.
• زبان فارسی؛ شناخت ساختار و محتوای زبان فارسی، از جمله معانی و املای واژگان و قواعد ترکیب و دستور زبان.
• دانش ریاضیات؛ شامل علم محاسبات، جبر، هندسه، حساب دیفرانسیل و انتگرال، آمار و کاربردهای آنها است.
• کامپیوتر و الکترونیک؛ شامل دانش تخته‌مدارها، پردازشگرها، تراشه‌ها، وسایل الکترونیکی، سخت‌افزار و نرم‌افزار، مشتمل بر برنامه‌های کاربردی و برنامه‌نویسی.
بازار کار و وضعیت استخدام تحصیلدار
از آنجا که تمام ادارات و سازمان‌ها و شرکت‌ها احتیاج به تحصیلدار دارد، این شغل از بازار کار نسبتاً خوبی برخوردار است. اما به همان اندازه که جذب نیروی کار در این حوزه آسان است، ماندگاری در آن سخت است. متقاضی این حرفه باید با اثبات امانتداری و توانایی‌های خود اعتماد کارفرمای خود را جلب کند و موقعیت خود را در شرکت تثبیت کند. کار تحصیلداری اصولاً کار سختی است و هر کسی نمی‌تواند از پس آن برآید، ویژگی‌های شخصیتی و مهارت‌های ارتباطی ویژه‌ای می‌طلبد، نظم و دقت قابل توجه‌ای هم نیاز دارد. ارتقاء شغلی هم برای یک تحصیلدار اصولاً در افزایش حقوق معنی می‌شود. توجه به این نکته نیز لازم است که این شغل در آینده نزدیک با خطر اتوماسیون مواجه است.
استخدام امور خدماتی
نیروهای خدماتی از جمله آبدارچی، نظافتچی، پیشخدمت دارای یک سری وظایف در محیط‌های اداری، شرکت‌ها و سازمان‌های مختلف هستند. هر سازمان دولتی با توجه به نوع وظایفی که بر عهده دارد، خدماتی را به ارباب رجوع ارائه می‌دهد. این‌گونه خدمات با مدیریت نیروی انسانی که سرمایه اصلی سازمان‌های دولتی است، صورت می‌گیرد. در این بین لازم است امور جاری و خدماتی سازمانی از سوی نیروهای خدماتی انجام شود تا در روند ارائه خدمات خللی وارد نشود. نیروهای خدماتی باید همیشه مورد ارزیابی و تحت آموزش‌های لازم قرار گرفته تا روند ارائه خدمات همیشه با کیفیت مطلوب صورت گیرد.
وظایف و مسئولیت‌های امور خدماتی
۱. نظافت طبقات شامل تی، جارو ، گردگیری، تمیز کردن میزها و کمدها
۲. آماده کردن چای و شستشوی ظروف
۳. شستشو و تمیز کردن شیشه‌ها و پارتیشن‌ها
۴. جابه‌جایی وسایل واحدها بنا به درخواست واحد مربوطه
۵. جابه‌جایی نامه و انجام درخواست و فراهم کردن لوازم مورد نیاز واحدها
۶. جمع‌آوری وسایل اسقاطی و تعمیر و نگهداری وسایل و اثاث معیوب
۷. پذیرایی در هنگام برگزاری جلسات مدیران واحدها
۸. نظافت راهروها، پله‌ها و سرویس‌های بهداشتی کل ساختمان
۹. آذین‌بندی و نصب علم‌ها در زمان برگزاری جشن‌ها و مراسم مذهبی و ملی
۱۰. شست‌وشو و تمیز کردن راهروها و دیوارهای طبقات
۱۱. شست‌وشو و تمیز کردن راه‌پله‌های فرار
۱۲. شست‌وشو و تمیز کردن هر هفته سرویس‌های بهداشتی با مواد مخصوص
۱۳. ارسال و جابه‌جایی مکاتبات، اسناد و … در بین واحدها هر چند ساعت یک‌بار و در صورت لزوم با درخواست واحد مربوطه
۱۴. گردگیری و نظافت روزانه میز، صندلی، زیر میز، زیر و پشت وسایل، روی شیشه‌ها، پنجره‌ها، کمدها و ... در تمام اتاق‌ها
۱۵. کنترل و رفع ایرادات اتاق‌ها و پیگیری تا برطرف شدن کامل ایراد
۱۶. مرتب و تمیز کردن تابلوها، سیم و کابل‌های تلفن، شبکه و برق، آویزها و روشنایی‌ها، وسایل الکترونیکی و...
۱۷. نظافت و گردگیری در اتاق‌ها، پشت پنجره‌ها، پرده‌ها، کرکره‌ها و پارتیشن‌ها
۱۸. سم‌زدایی جهت دفع حشرات و کنترل و بازبینی ماهانه جهت نبودن هر گونه حشره
۱۹. کنترل و بازبینی وسایل پذیرایی به‌خصوص کتری و سماور و فراهم آوردن آب جوش تمیز و پاک در هر ساعت از زمان اداری و عدم استفاده از آب جوش سرد شده
۲۰ . تخلیه روزانه سطل زباله‌ها
۲۱. نظافت عمومی بایگانی‌ها و گردگیری محل پرونده‌ها و بایگانی‌ها
۲۲. نظافت و پاکیزگی دائمی وسایل آبدارخانه
مهارت‌های و توانمندی‌های امور خدماتی
• آشنا با آداب تشریفات و پذیرایی
• داشتن روابط عمومی بالا
• توانایی کار با مواد شوینده
• توانایی تهیه انواع چای و نوشیدنی
• آشنایی با قوانین بهداشتی
• آشنایی با اصول نظافت
• آشنایی با قوانین ایمنی
• توانایی برقراری ارتباط مؤثر با دیگران
تحصیلات و وضعیت استخدام امور خدماتی
تصور عمومی شغل امور خدماتی را بی‌اهمیت می‌داند. اما حقیقت این است که نیروهای خدماتی در هر سازمان یا شرکت، نقش تأثیرگذاری در ارتباط داخلی آن مجموعه دارند. آبدارچی‌ها، بخش مهمی از پرسنل خدماتی یک شرکت هستند و استخدام یک آبدارچی خوب که به تمام اصول و ضوابط خدمات و پذیرایی آشنا باشد؛ قطعاً می‌تواند در پیشبرد امور به همه کارمندان یک شرکت کمک کند. جنسیت در استخدام نیروی خدماتی تأثیری ندارد. تحصیلات زیر دیپلم یا دیپلم و دست‌کم سه سال سابقه کار برای ورود به این حوزه لازم است. تمام کسب و کارها در هر حوزه‌ای نیاز به نیروی خدماتی دارند، بنابراین بازار کار این شغل همیشه پررونق است.
