آگهی استخدام امور اداری، اجرائی و مسئول دفتر

امور اداری و اجرائی در سازمان‌ها

به طور کلی امور اداری و اجرایی آنقدر متنوع هستند که نمی‌توان آن‌ها را برای تمام شرکت‌ها و سازمان‌ها یکسان معرفی کرد. شما در هر کسب و کاری که باشید هسته‌ی اصلی سازمان شما واحد اداری و یا دفتری می‌باشد. در واقع این بخش کلید اصلی ورودی اطلاعات، افراد و فاکتورهای مختلف دیگر از خارج سازمان به داخل می‌باشد. بسیاری از سازمان‌ها به اهمیت و ضرورت این واحدها واقف هستند. لذا به دنبال جذب و آموزش افراد متخصص و اثربخش برای انجام امور اداری و اجرائی جاری در مجموعه هستند. مدیران و پرسنل اداری مختلف اعم از منشی، مسئول دفتر، کارمند ادارای و... برای انجام این امور استخدام می‌شوند.

اهمیت حضور کارمندان امور اداری و اجرائی در سازمان‌ها

برای تحقق و پیشبرد اهداف سازمانی، حضور نیروهای متخصص و متعهد برای انجام امور اداری و اجرائی از ضروریات می‌باشد. در حقیقت این افراد وظیفه‌ی هدایت اطلاعات و ارتباطات از درون سازمان به بیرون سازمان و یا بالعکس را برعهده دارند. قطع به یقین چنین جایگاه ویژه‌ای، پرسنل به‌روز و حرفه‌ای را برای فعالیت می‌طلبد. بنابراین هزینه کردن از سوی کارفرمایان جهت برگزاری دوره‌های آموزشی مختلف برای این کارکنان، هرچند وقت یکبار باید در اولویت‌ها قرار گیرد.

وظایف کارمندان امور ادارای و اجرائی

مدیران و کارکنان امور اداری و اجرائی، قبل از هر چیزی لازم است نیازها و حساسیت‌های یک کمپانی و مدیرعامل را به‌خوبی بشناسند. وظیفه‌ای که به این متصدیان محول می‌شود با توجه به سمت سازمانی آن‌ها متفاوت است. موارد زیر برخی از وظایف مهمی هستند که به صورت عمومی در واحدهای اداری وجود دارد:

 ابلاغ آیین‌نامه‌ها و مقررات به پرسنل
 هماهنگی جلسات و کنفرانس‌های سازمان
 ثبت صورت‌های هزینه و تسلط به تنخواه‌گردانی
 تکریم ارباب رجوع و پاسخ به آن‌ها تا زمان حصول نتیجه
 انجام مکاتبات اداری و ارتباطات درون سازمانی و برون ‌سازمانی
 انجام تشریفات استخدام نیروی انسانی و مشایعت با واحد منابع‌انسانی
 تهیه و تنظیم آمار و اطلاعات به صورت گزارش، جداول و نمودار و بایگانی آن‌ها
 انجام فعالیت‌های لازم جهت پیاده‌سازی طرح طبقه‌بندی مشاغل و همکاری با واحد کارگزینی

در مجموع واحدهای اداری موظفند آمادگی همکاری با واحدهای مختلف دیگر سازمان (مالی، تولید، انبار و...) را داشته باشند. در ادامه برخی از وظایف فوق را تشریح خواهیم کرد.

تسلط به امور تنخواه‌گردانی

انجام امور اداری، انبار، مالی، تولید، تشریفات، پذیرایی و... در هر سازمانی مخارجی را در بر دارد. جهت کنترل این هزینه‌ها مبلغی با عنوان تنخواه از طرف مدیریت به متصدی مربوطه در واحد اداری پرداخت می‌گردد. بابت تمام هزینه‌های مصرفی از تنخواه باید به مدیران واحدهای اداری و مالی رسید یا فاکتور ارائه گردد.

پیاده‌سازی طرح طبقه‌بندی مشاغل

تمام کارگاه‌ها و شرکت‌ها که بیش از ۵۰ نفر پرسنل دارند، مشمول طرح طبقه‌بندی مشاغل هستند. در این طرح، همه‌ ساله میزان حقوق پرسنل از جانب اداره‌ی کار تعیین می‌شود. کارکنان امور اداری بر اساس این طرح، حقوق پایه‌ی مصوب افراد را مشخص می‌کنند و تحویل واحد مالی می‌دهند. هرکدام از کارکنان سازمان با توجه به میزان تحصیلات، سوابق کاری و تجربه از مزایای طرح طبقه‌بندی مشاغل بهره‌مند خواهند شد.

تنظیم و تدوین آمار و اطلاعات

آمار و اطلاعات مختلفی در یک سازمان وجود دارد که کارکنان امور اداری موظفند آنها را به صورت مدون تحویل مدیریت دهند. برای مثال در یک واحد تولیدی، آمار ورود و خروج محصولات، مواد اولیه، ضایعات و... باید به صورت طبقه‌بندی و منظم تحویل مدیران مافوق گردند. کارفرمایان بر اساس این آمارها و گزارشات راجع به خرید مواد اولیه، جریان تولید و کنترل ضایعات و... تصمیم‌گیری خواهند کرد.

تسلط به آیین‌نامه‌های سازمانی

کارکنان امور اداری باید به آیین‌نامه‌های کار و روابط اجتماعی مسلط باشند. به عنوان مثال، عدم حضور پرسنل با مجوز سرپرست بخش می‌تواند غیبت منظور شود. همچنین، در پایان هر ماه لیست بیمه بر اساس مزایایی که به نیروهای سازمان تعلق می‌گیرد تعیین می‌شود و تحویل سازمان تامین اجتماعی می‌گردد. مواردی همچون حق اولاد، ساعات اضافه‌کاری و... نیز بر اساس این آیین‌نامه‌ها محاسبه شده و به واحد مالی ارجاع داده می‌شود.

ویژگی‌های شخصیتی کارکنان امور اداری و اجرائی

واحدهای اداری و اجرائی در هر سازمانی متشکل از افرادی است که همگی در کنار یکدیگر اهداف سازمان را پیگیری می‌کنند. بنابراین بی دقتی و یا عدم مسئولیت‌پذیری هر یک از آن‌ها می‌تواند به سایر کارکنان و یا کل مجموعه خساراتی را وارد کند. از جمله خصیصه‌های اخلاقی مهم برای استخدام سمت‌های مختلف جهت انجام امور اداری موارد زیر می باشند:

 مدیریت استرس
 اعتماد به نفس بالا
 علاقه به کار تیمی و گروهی
 متعهد، دلسوز و قابل اعتماد
 دقیق و منظم در پیگیری امور محوله
 مشتاق یادگیری مداوم برای به‌روز کردن اطلاعات
 روابط عمومی بالا، فن بیان قوی و مهارت سخن ورزی
 توانایی پذیرش اشتباهات و مسئولیت‌پذیری در قبال آن‌ها
 توانایی رویارویی با چالش‌های مختلف و ارائه‌ی راه‌حل‌های خلاقانه برای رفع آن‌ها

استفاده از سیستم‌های اتوماسیون برای انجام امور اداری

حضور پررنگ سیستم‌های اتوماسیون در سازمان‌ها به ویژه برای تسهیل انجام امور اداری بر هیچکس پوشیده نیست. چنانچه اتوماسیون‌های اداری به صورت صحیح اجرا و پیاده‌سازی شوند، می‌تواننند نتایج و دستاوردهای خوبی را برای مجموعه به ارمغان آورند. موارد ذیل امتیاز استفاده از این سیستم‌ها می‌باشند:

 کنترل راحت‌تر اطلاعات طبقه‌بندی شده
 سرعت و سهولت گردش مکاتبات سازمانی
 دسترسی سریع و آسان به مکاتبات و مستندات سازمان
 ایجاد گزارشات مختلف به همراه نمودار و داشبوردهای مدیریتی
 نگهداری سوابق عملیات سازمانی در حجم کمتر و با ایمنی بالاتر
 امکان انجام امور اداری در خارج از محیط‌کار و در زمان دلخواه توسط متصدیان

چالش‌های استفاده از سیستم‌های اتوماسیون در انجام امور اداری

همان اندازه که استفاده از سیستم های اتوماسیون برای انجام امور اداری سودمند می باشند، برای استقرار آن‌ها چالش‌هایی پیش روی سازمان‌هاست. البته هوشیاری مدیران در تقابل با اینگونه چالش‌ها، مانع از متضرر شدن سازمان در در راه‌اندازی این نرم‌افزارها خواهد شد.

۱. انتخاب سیستم‌های اتوماسیون پیچیده و نا کارآمد

گزینش یک سیستم‌ اتوماسیون نامتناسب با نیازهای سازمان، نه تنها موجب تسریع انجام امور اداری نمی‌شود، بلکه منجر به شکست پروژه‌ی اتوماسیون شرکت نیز خواهد شد. نبودن نوآوری‌های روز، عدم امنیت، وجود پیچیدگی‌های غیرضروری از جمله مشکلات یک سیستم‌ اتوماسیون بی کیفیت می‌باشند. مدیران سازمان موظفند که با شناخت، آگاهی کامل و در نظر گرفتن آیتم‌های مختلف بهترین سیستم‌ را برای کاربری پرسنل برگزینند.

۲. مقاومت کارکنان امور اداری در خصوص استفاده از سیستم‌های اتوماسیون

متاسفانه در برخی از سازمان‌ها کارمندان به دلیل دیدگاه سنتی که برای انجام امور اداری دارند، علاقه‌ای به استفاده از سیستم‌های اتوماسیون نشان نمی‌دهند. برای مثال پیگیری گزارشات، درخواست‌ها و نامه‌هایشان را با استفاده از روش‌های قدیمی انجام می‌دهند. در چنین شرایطی مدیران باید با آموزش و آگاهی دادن به کارکنان، آن‌ها را مجاب به استفاد از این نرم‌افزارها نمایند.

۳. مشکلات سخت ‌افزاری، شبکه و اینترنت

عدم استفاده از سخت‌افزار و بستر شبکه‌ نامناسب در سازمان می‌توانند عملیات اتوماسیون سازی را دچار مشکل کنند. برای مقابله با این چالش سیستم‌هایی را انتخاب کنید که بر روی سرورهای متعدد پیاده‌سازی شده‌اند. چنین سیستم‌هایی حتی در شرایطی که کارکنان با اینترنت نامناسب برای انجام امور اداری مواجه باشند، جوابگو خواهند بود. به علاوه بهترین سیستم‌های اتوماسیون به دلیل معماری قوی از حداقل سخت‌افزار استفاده می‌کنند.
آگهی شغلی امور اداری، اجرائی و مسئول دفتر و آگهی شغلی در دیگر تخصصها در چراغ ارائه می‌شود.

موقعیت شغلی و آگهی استخدام امور اداری، اجرائی و مسئول دفتر