استخدام کارشناس دفتر فنی
دفتر فنی چیست؟
در تمام پروژه‌های عمرانی، اصلی‌ترین مرکز و محور مورد نیاز، دفتر فنی است. در اصل، می‌شود گفت که دفتر فنی، همچون قلب یک پروژه عمرانی است و نباید از اهمیت و کارکرد آن غافل بود. ضعف و اهمال در تشکیل دادن دفاتر کامل و بی‌نقص فنی، در نهایت به زیان پروژه‌های عمرانی خواهد انجامید. زیرا با ضعف یا فقدان چنین دفترهایی بسیاری از امور ضروری در پروژه‌های عمرانی همچون برخورداری از نقشه‌های اجرایی، ارائه دستور کار و صورت‌جلسه‌های منظم و سرِوقت و هماهنگی جهت برگرداندن مبالغ هزینه‌شده در زمان مقتضی انجام نخواهند شد. با اجرا نشدن این امور در زمان مناسب، آسیب‌های جبران‌ناپذیری به روند پروژه وارد خواهد آمد.
در مرحله‌های مختلف یک پروژه، از مرحله عقد قرارداد تا اتمام پروژه، دفتر فنی و کارشناس آن فعالیت‌های مختلفی بر عهده دارند. عملیات اجرایی پروژه توسط کارفرما معین شده و سپس هزینه اجرای پروژه نیز به پیمانکار موردنظر پرداخت می‌شود. در این میان، نخست دفتر فنی بخش کارفرما، برآوردی از هزینه‌ها، حجم فعالیت‌ها و بازه زمانی آنها ارائه می‌کند. پس از مشخص شدن برآوردها توسط کارفرما یا مشاور، پیمانکاران به حضور در مناقصه فراخوانده می‌شوند. دفتر فنی پیمانکار نیز به بررسی برآوردهای انجام‌شده می‌پردازد و سپس با دقت تمام به تحلیل اطلاعات مناقصه از جمله بازه زمانی و حجم کار و قیمت آن همت گماشته و با توجه به پتانسیل مالی و اجرایی و تجهیزات و ماشین‌آلاتی که در دسترس دارد، نظر نهایی خود در رابطه با مناقصه را ارائه کرده و قیمت موردنظر خود را نیز اعلام می‌کند.
در مرحله بعد است که پای مهارت‌های مهمی همچون نقشه‌خوانی، تحلیل قیمت، تسلط کافی بر فهرست‌های بها، آشنایی با شیوه شرکت در مناقصه‌ها، تسلط کامل بر تنظیم موافقت‌نامه‌ها و دیگر توانایی‌های مورد نیاز دفاتر فنی به میان کشیده می‌شود. هرگونه تحلیل و برآورد خطا در این مرحله، زیان‌های کلانی در پی خواهد داشت و تجربه کارشناس دفتر فنی نیز در این قسمت می‌تواند بر اهمیت و ارزش کار او اضافه کند.
پس از آنکه پیمانکار مناقصه را برنده شد، دفتر فنی پیمانکار فاز اجرایی را آغاز می‌کند. از مهم‌ترین کارهایی که در این مرحله انجام می‌شود مستند کردن پروژه و تهیه گزارش است. مستندسازی شامل مستندسازی صورتجلسهها، فعالیت‌های روزانه، تعارض‌ها و تأخیرها، مدارک مربوط به آزمایش‌ها و تأییدیه‌های آنها و غیره می‌باشد.
در مرحله تحویل پروژه هم، دفتر فنی پیمانکار موظف است که فهرستی از اوضاع و فعالیت‌های قطعی را تنظیم و به مشاور یا کارفرما ارائه دهد. از طرف مشاور یا کارفرما نیز باید بررسی‌های دقیقی بر روی این اطلاعات انجام شود تا پروژه بدون عیب و نقص به کارفرما تحویل داده شود.
کارشناس دفتر فنی کیست؟
کارشناس یا مهندس دفتر فنی به عنوان رابط میان مدیران پروژه‌ها، مهندسان سایت‌ها و کارفرمایان بخش ساخت‌وساز عمل می‌کند و اطلاعات و داده‌های فنی و اجرایی را به همه طرف‌های درگیر در پروژه منتقل می‌کند. این شغل مناسب کسانی است که دارای دانش و تخصص فنی هستند اما مایل‌اند که در یک دفتر به کارهای اجرایی و مدیریتی مشغول شوند. کارشناس دفتر فنی کسی است که قابلیت همکاری با اشخاص و مخاطبان گوناگون را دارد.
چرا استخدام کارشناس دفتر فنی اهمیت دارد؟
پیش از آنکه بخواهیم در مورد اهمیت کارشناس دفتر فنی صحبت کنیم، باید این نکته را بگوییم که اهمیت کارشناس فنی، در حقیقت اهمیت دفتر فنی است. این دو تفاوتی با یکدیگر ندارند و از اهمیت یکی، به اهمیت دیگری می‌توان پی برد. بنابراین ما در این بخش در مورد اهمیت دفتر فنی سخن می‌گوییم تا شما به ضرورت وجود کارشناس فنی پی ببرید.
همانطور که تا اینجای بحث گفته شد، اگر نگوییم مهم‌ترین مرکز، یکی از مهم‌ترین مراکز مورد نیاز در پروژه‌های عمرانی، دفتر فنی است و هرگونه بی‌توجهی به دفتر فنی، در نهایت به پروژه ضربه خواهد زد. به عنوان مثال، با فقدان دفتر فنی یا داشتن یک دفتر فنی ضعیف، مشکلاتی در تهیه نقشه‌های اجرایی، دستورکارها و صورتجلسهها و صورت وضعیت کارکرد به وجود خواهد آمد و با ایجاد مشکل در این بخش‌ها، بازگشت پول‌ها و هزینه‌های انجام شده به پروژه با مشکل مواجه خواهد شد یا دست‌کم با تاخیر اتفاق خواهد افتاد. کمترین مشکلی که در این حالت به وجود می‌آید، تاخیر در اتمام پروژه و افزایش هزینه‌ها خواهد بود.
متاسفانه بسیاری از افراد، حتی برخی از مهندسان، از اهمیت وجود دفتر فنی غافل‌اند یا شناخت کافی در مورد آن ندارند. همین مسئله می‌تواند سرنوشت کار عمرانی و یک پروژه را تغییر دهد.
بیایید کمی دقیق‌تر در مورد وظایف دفتر فنی و کارشناس آن صحبت کنیم تا بیشتر به اهمیت استخدام کارشناس دفتر فنی پی ببریم. به صورت کلی سه وظیفه اصلی را می‌توان برای دفتر فنی برشمرد؛ اول، مطالعه نقشه‌های پروژه و ثبت شماره و تاریخ ابلاغ آنها در پرونده‌ها. این کار، بسیار ضروری است و بعدها برای محاسبه و تنظیم تاخیرهای به‌وجود آمده در پروژه، به‌کار می‌آید. وظیفه دوم دفتر فنی، مطالعه و مداقه در نقشه‌ها است. کارشناسان دفتر فنی باید هرگونه نقطه ضعف یا کمبودهای احتمالی، یا محاسبات و پیش‌بینی‌های غیردقیق را دریابند و آن را به اطلاع مهندس یا مهندسان مشاور انتقال دهند. همچنین آنها برای رفع مشکل یا حل مسئله به‌وجود آمده نیز اگر پیشنهادی دارند می‌توانند آن را ارائه دهند.
در نهایت، سومین وظیفه دفتر فنی، تنظیم پرونده‌های مورد نیاز برای اجرای پروژه است. این پرونده‌ها می‌تواند شامل پرونده شاپ دراوینگ یا همان نقشه‌های کارگاهی، پرونده نامه‌های وارده از کارفرما، پرونده نامه‌های صادره به کارفرما، پرونده نامه‌های وارده از مهندسین مشاور، پرونده نامه‌های صادره به مهندسین مشاور، پرونده دستور کارها و تنظیم و تصویب آنها با کمک رئیس کارگاه، پرونده صورتجلسهها، تأخیرات پروژه، پرونده کنترل قیمت‌ها، گزارش‌های هفتگی و ماهیانه پروژه، پرونده بخشنامه‌ها و مواردی از این دست باشد.
با توجه به موارد گفته شده در بالا، به راحتی می‌توان به اهمیت دفتر فنی و کارشناسان دفتر فنی پی برد. در حقیقت، آن‌چیزی که اجرای پروژه عمرانی را از یک کار آماتور به یک کار حرفه‌ای تبدیل می‌کند، وجود دفتر فنی با کارشناسان باتجربه است.
وظایف و مسئولیت‌های کارشناس دفتر فنی
وظایف و مسئولیت‌های یک کارشناس دفتر فنی بر حسب شرکت مورد همکاری و نوع عملیات عمرانی ممکن است دارای گوناگونی‌های خاصی باشد. با این وجود، وظایف و مسئولیت‌های عمومی‌ای نیز وجود دارند که انتظار می‌رود کارشناس دفتر فنی از عهده آنها برآید.
• مدیریت مدارک و اسناد ارائه‌شده
کارشناس دفتر فنی، مسئول پردازش و مدیریت اسناد و مدارک ارائه‌شده جهت حصول اطمینان از صحت آنها و صحت نصب ابزارها و تجهیزات در مراحل مختلف پروژه است. کارشناس دفتر فنی همچنین به هماهنگ‌سازی نقشه‌های ارائه‌شده با پیمانکاران می‌پردازد. اسناد و مدارک ارائه‌شده باید بر طبق استانداردهای صنعتی مدیریت شوند.
• اطمینان از هماهنگی‌ها
یکی دیگر از مهم‌ترین وظیفه‌های کارشناس دفتر فنی این است که از هماهنگ و منسجم بودن تمام اجزای پروژه اطمینان حاصل کند. این وظیفه شامل بررسی و حصول اطمینان از التزام تمام و کمالِ پیمانکاران به شروط و قیود قراردادها می‌باشد. همچنین کارشناس دفتر فنی باید مطمئن شود که تمامی فعالیت‌های انجام‌شده در پروژه با استانداردهای صنعتی و قوانین و مقررات ساخت‌وساز و طراحی و غیره مطابق است.
• ثبت دقیق اطلاعات و اسناد مربوط به پروژه
کارشناس دفتر فنی اسناد و اطلاعات مربوط به پروژه را با دقت تمام بایگانی و نگهداری می‌کند. او باید این موارد را بگونه‌ای ساماندهی و مرتب کند که مدیران پروژه و دیگر اعضای آن بتوانند به‌راحتی به اطلاعات و اسنادی که نیاز دارند دسترسی داشته باشند.
• حل و فصل مسائل و مشکلات پروژه
از آنجا که کارشناس دفتر فنی در تمامی بخش‌های پروژه درگیر است باید از مشکلات و مسائلی که بروز می‌کنند آگاه باشد. در چنین مواردی، کارشناس و مهندس دفتر فنی به عنوان رابط میان مدیران پروژه، پیمانکاران فرعی و مهندسان سایت‌ها عمل می‌کند تا مشکلات را پیش از آنکه مانع روند پیشرفت پروژه شوند برطرف کند.
• نظارت بر بودجه
اگرچه کارشناس دفتر فنی در مدیریت و تعیین بودجه پروژه هیچ دخالتی ندارد، مسئولیت دارد که جهت اطمینان از روند طبیعی پروژه، بر وضعیت بودجه پروژه نظارت کند. این مسئولیت شامل بررسی و بازنگری در نقشه‌ها و برنامه‌های پروژه جهت تأیید اصالت و دقت آنها نیز می‌شود. چنانچه مشکلی در میزان و چگونگی مصرف بودجه وجود داشته باشد، کارشناس دفتر فنی این مشکلات را به صورت منظم به مدیران پروژه اطلاع می‌دهد.
مهارت‌ها و توانایی‌های لازم برای کارشناس دفتر فنی
کارشناس دفتر فنی باید همزمان به امور کلی و همچنین امور جزئی پروژه نظر داشته باشد تا تمام ابعاد پروژه در تناسب با یکدیگر پیشرفت داشته باشند. بیشتر کارفرمایان ترجیح می‌دهند کسانی را برای این شغل برگزینند که علاوه بر برخورداری از سابقه‌ای طولانی و مدارک تحصیلی مورد نیاز، مهارت‌ها و ویژگی‌های زیر را نیز داشته باشد:
• مهارت‌های فنی مربوط به عمران و ساخت‌وساز
کارشناس دفتر فنی باید آشنایی کافی با تمامی ابعاد و جوانب پروژه‌های عمرانی داشته باشد از جمله مهارت‌های فنی و عملی عمرانی. این مهارت شامل داشتن اطلاعات کافی از قوانین و مقررات ساخت‌وساز و دیگر مقررات مربوط به پروژه‌های عمرانی می‌شود.
• طراحی
پروژه‌های عمرانی مستلزم انجام نقشه‌کشی و طراحی‌های فراوانی است، در نتیجه کارشناسان دفتر فنی هم باید با این امور آشنایی کافی داشته باشند.
• مدیریت قرارداد
کارشناس دفتر فنی باید اطمینان حاصل کند که تمامی فعالیت‌ها بر طبق قراردادها و با مدیریت مناسب صورت می‌گیرند، در نتیجه این کارشناسان باید با جزئیات مربوط به عقد قرارداد و زبان حقوقی آنها و نیز سازماندهی امور بر طبق این قراردادها آشنایی کافی داشته باشد.
• مهارت‌های ارتباطی
از آنجا که کارشناس دفتر فنی در پروژه‌های مختلف عمرانی با اشخاص و مقامات مختلفی سروکار دارد، باید بتواند ارتباط‌های مؤثری با آنان برقرار کند تا در مواقع لزوم، با ایجاد هماهنگی‌های لازم بتواند مشکلات میان آنها را با شتاب بیشتری حل و فصل کند.
• مدیریت زمان
کارشناس دفتر فنی باید بتواند زمان را به درستی مدیریت کند تا روند کلی پروژه مسیر طبیعی خود را طی کند و ناهماهنگی و تأخیر در انجام امور، پروژه را از حرکت بازندارد.
تحصیلات لازم برای کارشناس دفتر فنی
کارشناس دفتر فنی باید حداقل دارای مدرک کارشناسی در رشته مهندسی عمران یا مدیریت ساخت باشد. روشن است که متقاضیانی که دارای مدرک کارشناسی ارشد در یکی از زیرشاخه‌های مهندسی عمران باشند بخت بیشتری برای پیشرفت و تصدی مناصب بالاتر خواهند داشت.
بازار کار و وضعیت استخدام کارشناس دفتر فنی
کسانی که مایلند به عنوان کارشناس دفاتر فنی عمرانی مشغول به کار شوند می‌توانند با شرکت‌های مختلف ساختمانی و عمرانی دولتی و خصوصی همکاری داشته باشند. بدیهی است که بازار کار این رشته بستگی تام و تمامی به شرایط و رونق پروژه‌های عمرانی در کشور دارد. کارشناسان دفتر فنی همچنین می‌توانند با احراز شرایط و مدارک لازم مبادرت به تأسیس دفتر فنی کرده و خود بطور مستقل فعالیت کنند.
میزان درآمد کارشناس دفتر فنی
کارشناسان دفاتر فنی بر حسب میزان سابقه، سطح تحصیلات، نوع دفتر فنی مورد همکاری و نوع قراردادشان دارای درآمدهای گوناگونی هستند. در کشور ما ایران، متأسفانه به دلیل عدم وجود اطلاعات و آمار رسمی و معتبر، میزان دقیق درآمد این کارشناسان چندان مشخص نیست. اما در کشوری چون آمریکا، بنا بر گزارش اداره کار ایالات متحده آمریکا سالانه بطور میانگین درآمدی برابر با ۸۴۰۰۰ دلار کسب می‌کنند. حداکثرِ این مقدار برابر با ۱۳۲۸۸۰ دلار و حداقل آن ۵۳۴۷۰ دلار می‌باشد.
