موقعیت شغلی و آگهی استخدام جمعدار اموال

استخدام جمعدار اموال

جمعدار اموال مأموري است كه برحسب مقررات شركت با تائيد مدير امور مالي و حكم كارگزيني به اين سمت منصوب می‌شود و مسئول حفظ و نگهداري اموالي است كه در ابواب جمعي او قرار دارد. این مأمور امین و قابل اعتماد همچنین مسئول رسیدگی به اسناد، به‌روز رسانی آنها و ثبت و مدیریت اوراق لازمه‌ی کالانیز هست. سيستم اموال دولتي قائل به تفكيك انباردار از جمعدار نيست؛ هردو امين اموال خوانده مي‌شوند. با وجود این، در دستگاه‌هاي دولتي اين تفكيك صـورت گرفته، به گونه‌اي كه انبارها تحت نظر اداره‌ی تداركات يا اداره‌ی كالا و امـوال تحـت اختيـار جمعـداران زيـر نظـر اداره‌ی اموال قرار دارند. به هر حال، هر دو از اركان معاونت اداري و مالي يا معاونت پشتيباني هستند. جمعدار اموال با احراز شرايط و تجربه‌ی لازم قابلیت ارتقا به پست‌های سازمانی معاون مدير امور مالی را خواهد داشت.
یک جمعدار از موجودی تمام اموال، تجهیزات و وسایل سازمان یا شرکت آگاه است و می‌تواند و باید که هر زمان که لازم باشد، مدیران را نسبت به سرمایه‌ و نیازهای سازمان یا شرکت آگاه کند. تعداد جمعداران در یک سازمان یا شرکت بر حسب تنوع و ميزان اموال موجود در حوزه‌ی فعاليت آنها توسط واحد مالي تعيين می‌شود. حوزه‌ی مسئوليت جمعدار صرفاً به ساختمان‌هایی محدود می‌شود كه حفظ و حراست اموال موجود در آنها از وظایف جمعدار است. اين نکته باید در حكم كارگزيني جمعدار ذكر شود و به عبارت ديگر حكم انتصاب جمعدار بايد ساختمان‌هاي تحت ابواب جمعي جمعدار را مشخص کند.
از آنجایی که این شغل با سرمایه‌ی یک سازمان یا شرکت سر و کار دارد، بنابراین شغل حساسی است و نیاز به یک سری ضوابط از پیش تعیین شده دارد تا اطمینان صاحبان کسب و کار یک جور ضمانت داشته باشد. بنابراین پس از انتصاب جمعدار، كارگزيني شركت برای برقراری حق ضمانت جمعدار حکمی را صادر خواهد کرد و متناسب با ابواب جمعي تحت كنترل، مبلغي (با تشخیص هیئت مدیره) را به صورت نقد جهت تضمين حسن انجام وظيفه و نگهداري مطلوب از اموال و جبران خسارات ناشي از تضييع، نقصان، فقدان اموال (درصورتي كه جمعدار مقصر باشد) به شرکت بدهد. بدیهی است که در صورت عدم امكان واريز مبلغي جهت تضمين، شركت مي‌تواند نسبت به اخذ تضمين ملكي جمعدار ( در دفترخانه‌ی اسناد رسمی) اقدام کند. در صورت عدم امكان اخذ تضمين به این شکل شركت مي‌تواند با تصويب هيئت مديره از جمعدار سفته‌ای دو برابر وجه نقد اقدام کند. بدیهی است که شرکت مجاز است در صورت تضيیع، فقدان و نقصان در اموال ناشي از قصور جمعدار، نسبت به جبران خسارت از محل تضمين اقدام کند.
به منظور آشنایی با وظایف جمعدار اموال در ادارات و سازمان‌های دولتی ضرورت تعریف (مال) از دیدگاه قانون و آیین‌نامه اموال دولتی ضروری است.
اموال دولت، اموالی است که توسط وزارتخانه‌ها، موسسات و یا شرکت‌های دولتی خریداری می‌شود و یا به هر طریق قانونی دیگر به ملک دولت درآمده یا در‌می‌آیند (مثل هدایا).

اموال دولت خود به سه بخش تقسیم می‌شوند:

۱.     اموال منقول مصرفی: که بر اثر استفاده به صورت جزئی یا کلی از بین می‌روند (مثل ملزومات اداری و لوازم التحریر).
۲.    اموال منقول غیر مصرفی: اموالی هستند که بدون تغییر محسوس و از دست دادن مشخصات اصلی بتوان به طور مکرر از آنها استفاده کرد.
۳.     اموال در حکم مصرفی : که در ظاهر مشابه اموال منقول غیر مصرفی هستند، اما به لحاظ طبیعت و ماهیت یا ارزش کم آنها، تنظیم حساب برای آنها به صورت حساب اموال غیر مصرفی ضرورت ندارد.

وظایف و مسئولیت‌های جمعدار اموال

حفظ اموال و جلوگیری از تعدی و تجاوز به آنها و ثبت سیاهه‌ی اموال رسیده در دفاتر مربوطه و تحويل و تحول اموال موجود در واحد به شاغلین ذيربط و تنظیم فهرست اموال مازاد و مشارکت در فروش آنها مطابق مجوزهای صادره از مسئولیت‌های جمعدار اموال است و به این دلیل که اکثريت وظايف اين شغل تکراری و راه و روش انجام کار استاندارد شده است، تنها در مواردی نظارت و دخالت سرپرست لازم است. به طور کلی وظایف و مسئولیت‌های جمعدار اموال به شرح زیر است:

مهارت‌ها و تحصیلات مورد نیاز جمعدار اموال

برای ورود به این رشته و حرفه حداقل دارای مدرک کاردانی ( برای اشیاء درجه ٣) ، مدرک کارشناسی (برای اشیاء درجه ۲) و مدرک کارشناسی ارشد (برای اشیاء درجه ۱) در در يکی از رشته‌های حسابداری و مديريت دولتی و سایر رشته های مرتبط باشد. حداقل دو سال تجربه جهت انجام موفقیت‌آمیز اين شغل الزامی است. فرد شاغل با کار در مشاغلی چون انبارداری و حسابداری می‌تواند تجربه‌ی لازم برای این کار را کسب کند. آشنایی با برنامه‌ها و نرم‌افزارهای مخصوص این کار می‌تواند به استخدام جعمدار اموال کمک کند. یک جمعدار اموال خوب باید با رایانه و نرم‌افزارهای رایانه‌ای مورد نیاز این کار، امور مالی و اداری و کنترل اموال، مهارت‌های گزارش‌نویسی و گزارش‌دهی آشنایی داشته باشد. 
در یک شرکت یا سازمان داده‌های مالی و دارایی از مهم‌ترین اطلاعاتی است که تمام حسابداران شرکت سعی می‌کنند با جمعداری اموال و محاسبات استهلاک بر اساس داده‌های دارایی، تجهیزات و … آنها را به بهترین نحو مدیریت کنند. هر چه اطلاعات به موقع و با دقت بیشتری جمع‌آوری و پردازش شود، مدیریت جمعداری اموال مشخص‌تر انجام و شرکت‌ها یا سازمان تصمیمات بهتری خواهند گرفت. بنابراین مشخص است که جمعدار اول باید از دقت بالایی برخوردار باشد. در گذشته این چنین بود که معمولاً به دلیل نبود نرم‌افزار جمعداری اموال و انجام فرآیند جمعداری اموال به شکل دستی وقت زیادی از مسئولان این کار گرفته می‌شد.. در حالی که به کمک برنامه‌ی کنترل اموال، فرآیند جمعداری اموال با توجه به استانداردهای لازم در تعریف جمعدار اموال انجام می‌گیرد و محاسبات و گزارشات کاملی از دارایی‌ها و اموال سازمان در اختیار مسئولین قرار می‌گیرد. به طور کلی می‌توان نتیجه گرفت که سامانه‌ی جمعداری اموال یک نرم‌افزار مکانیزه جهت جمع‌آوری صورت اموال و دارایی‌های شرکت چنین اهداف و کاربردهایی دارد:
•    ارائه‌ی انواع گزارشات در بازه‌های مختلف زمانی توسط کارشناس جمعداری اموال
•    تعریف عملکرد اموال هر واحد و ارائه‌ی گزارش در خصوص ورود و خروج کالا
•    محاسبه‌ی استهلاک اموال بر طبق استاندارد حسابداری
•    تهیه‌ی گزارشات اموال مازاد واحدها، انبارها و اموال مفقودی و خراب
•    تعریف و ثبت نرخ استهلاک دارایی
•    امکان تعریف گروه دارایی و زیر گروه‌های اموال
•    ثبت اطلاعات وضعیت، شماره‌ی فاکتور خرید، اطلاعات تماس و … کالای خریداری شده
•    قابلیت تعریف و ارائه‌ی گزارشات آماری دسته‌بندی شده‌ی دارایی ها و …

ارتباطات و اختیارات جمعدار اموال

فرد شاغل در این پست با کارکنان واحد مربوطه و ارباب رجوع در ارتباط دائم و در بعضی موارد با مديران ارشد سازمان ارتباط برقرار می‌کند. همچنین جهت تهیه‌ی فهرست اموال بخش‌های مختلف مرکز، انجام اقدامات لازم در زمینه‌ی کنترل موجودی اموال واحد و ارائه‌ی تسويه‌حساب به کارکنان خروجی واحد و ساير اقدامات مشابه دارای اختیار است و جهت انجام وظايف از مدير امور مالی و با هماهنگی او از معاون اداری و مالی دستور می‌گیرد.

شرایط و خصوصیات جمعدار اموال

جمعدار اموال مسئولیت‌هایی چون جابجايی و جمع‌آوری و حمل و نقل اموال را بر عهده دارد. بنابراین به قوای جسمانی نیاز دارد. ايستادن و راه رفتن و نشستن پشت میز کار از ديگر فعالیت‌های جسمانی جمعدار اموال است. این شغل به دقت و تمرکز زیاد هم نیاز دارد. داشتن احساس مسئولیت ، امانت‌داری و صداقت در انجام وظیفه از ويژگی‌های بارز اين شغل است.