استخدام کارشناس کارگزینی
موقعیت شغلی کارشناس کارگزینی ممکن است با منابع انسانی یکسان تلفی شود اما این دو موقعیت شغلی متفاوت هستند هر چند در بعضی شرکتها یک شخص در هر دو این موقعیتها مشغول به کار است.
تفاوت کارگزینی و منابع انسانی
به مجموعه‌ی عملیات مربوط به استخدام، به‌کارگیری، ارتقاء جایگاه شغلی و تعیین میزان دستمزد کارمندان، به طور خلاصه، کارگزینی گفته می‌شود. می‌توان گفت مدیریت اطلاعات کارکنان یعنی جمع‌آوری، نگهداری، به‌روزرسانی و استفاده از مجموعه‌ای منسجم از اطلاعات مربوط به کارمند (که آن را به عنوان پرونده‌ی پرسنلی می‌شناسیم)، از جمله وظایف مهم کارگزینی در هر سازمانی است.
طبق بسیاری از مدل‌های بلوغ منابع انسانی (از جمله مدل بلوغ قابلیت‌های منابع انسانی) کارگزینی به عنوان یکی از سطوح اولیه و زیربنایی بلوغ مدیریت منابع انسانی در نظر گرفته شده است. کارگزینی یکی از ابزارهایی است که به مدیر منابع انسانی در پیشبرد فعالیت‌های اولیه‌ی مدیریت منابع انسانی سازمان کمک می‌کند. مسئول کارگزینی می‌تواند گزارشی از سطح درآمد کارمندان را در اختیار مدیر منابع انسانی قرار دهد تا او بتواند تصمیم درستی در خصوص بهبود درآمد مالی کارکنان اتخاذ کند. برنامه‌ریزی دوره‌های آموزشی بر عهده‌ی واحد کارگزینی نیست، اما اینکه چه افرادی با معیارهای برنامه‌ریزی شده، باید در دوره‌های آموزشی شرکت کنند و اینکه تأثیرات این برنامه‌ها بر ارتقاء شغلی، مزایای دریافتی و . . . چیست و چگونه اعمال می‌شود، معمولاً بر عهده‌ی مسئول کارگزینی است.
در واقع شغل کارشناس کارگزینی شامل مجموعه‌ای از پست‌های سازمانی است که مسئولین‌شان با نظارت مقام‌های مافوق خود انجام وظایف کارگزینی بر مبنای نوع پست سازمانی را بر عهده دارند. در هر سازمان و ارگانی یک سیستم تحت عنوان اطلاعات منابع انسانی و یا کارگزینی مشغول به فعالیت است. بررسی میزان مهارت و اطلاعات هر فرد، جذب نیروی جدید، آموزش همکاران، ارزیابی عملکرد کارکنان و همچنین پاداش دادن به کارکنان و فراهم کردن محیطی سالم و پویا از جمله فعالیت‌هایی است که یک کارشناس کارگزینی انجام می‌دهد. در واقع واحد کارگزینی زیرمجموعه‌ی بخش مدیریت منابع انسانی است و در بخش کارگزینی پرونده‌های استخدامی کارکنان شرکتها و سازمان‌ها مورد بررسی قرار می‌گیرد. هر کارفرمایی از طریق کارگزینی می‌تواند اطلاعات مفیدی در این زمینه برای استخدام کارکنان جمع‌آوری و بر اساس همین اطلاعات نیز عملکردهای آنها را مدیریت کند. در اصل اکثر کسب و کارها از نقطه‌ی شروع تا پایان خود به منابع انسانی و هم چنین استخدام افراد جدید نیازمند هستند. پس باید در این زمینه اطلاعات بسیار مفیدی را جمع‌آوری کرده و این اطلاعات را نگهداری و مدیریت کنند. امروزه تمامی این عملیات در قالب سیستم‌های نرم افزاری انجام می‌شود.
وظایف و مسئولیت‌های کارگزینی
• صدور و ثبت اطلاعات کارمندان در نرم‌افزار کارگزینی
• ثبت و صدور حکم کارگزینی نیروهای قراردادی، پیمانی و رسمی
• رسیدگی به فرم‌های استخدامی برای اطمینان بیشتر از درستی آنها
• رسیدگی به پیشنهادات و تقاضاهای مربوط به استخدام و تبدیل وضعیت استخدام، مرحله‌ی ترفیع، بازنشستگی و تعیین برقراری حقوق بازنشستگی و یا انجام امور مربوط به تعاون و بیمه و رفاه کاری کارمندان
• رسیدگی به برقرار کردن حقوق مربوط به فرزندان، ارائه‌ی مدرک و یا قطع کردن آنها بعد از دریافت مجوز از بخش مدیریت
• ارائه‌ی مجوز پایان کار به نیروها بعد از هماهنگی با مدیریت ناظر
• انجام امور مربوط به فعالیت‌های نیروهای تازه استخدام‌شده از نظر تکمیل فرم مشخصات، اعلام شروع به کار و تعیین محل فعالیت آنها
• پیگیری نامه‌های ارجاعی از سمت رئیس مافوق
• انجام مسئولیت‌های مربوط به بخش مالی برای پرداخت حق مسکن، بن غیر نقدی، کمک‌هزینه‌های شیرخوارگان از جمله حق شیر و حق لباس
• تکمیل فهرست اضافه‌کاری کارمندان و ارجاع این فهرست به واحد مافوق
• بررسی و ارسال فهرست حقوق بخش‌های زیرمجموعه برای امور مالی شرکت
• بررسی انجام وظایف مربوط به امور مربوط به محموله تحت نظارت مافوق
• گزارش ماهانه و اعلام آن به مافوق مربوطه
• درج مرخصی‌های ساعتی، روزانه و مأموریت‌های پرسنل در نرم‌افزار ورود و خروج
• درج اطلاعات کارمندان در نرم‌افزارهای پرسنلی و نرم‌افزار ورود و خروج آنها
• انجام وظایفی از جمله اعلام مانده‌ی مرخصی پرسنل واحدها به صورت مجزا
• بررسی نیاز نیروهای جدید و پیگیری برای استخدام این نیروها در پست‌های سازمانی
• بررسی و مطالعه‌ی قوانین و مقررات استخدام و بخشنامه‌های مربوطه
مهارت‌‌های مورد نیاز کارگزینی
درک مطلب
فهم جملات و نوشته‌های موجود در گزارشات ارسالی در مورد انجام کار
مهارت شنیداری فعال
توجه به آنچه کارمندان می‌گویند، زمان گذاشتن برای درک این حرف‌ها، نکات مطرح‌شده در این مورد، مطرح کردن سؤالات هوشمندانه و قطع نکردن صحبت دیگران در زمان نامناسب
مهارت سخنوری
برای انتقال مفید اطلاعات به سایر کارکنان
مدیریت زمان
مهارت در مدیریت زمان برای خود و سایرین
مهارت نوشتاری
برای انتقال درست نیازهای کارکنان به مقام‌های مافوق
دانش و تحصیلات مورد نیاز کارگزینی
متقاضی استخدام کارگزینی باید در رشته‌ی مدیریت دولتی با گرایش‌های مختلف مدیریت در زمینه‌ی گرایش‌های سیاست‌گذاری بخش عمومی، مدیریت فناوری، منابع انسانی، مدیریت سیستم‌ها، مدیریت مالی، مدیریت و برنامه‌ریزی آموزشی، بازرگانی، بیمه، مدیریت سیستم و بهره‌وری، مدیریت آموزشی، مدیریت مالی، مدیریت استراتژیک، مدیریت MBA، امور دولتی، مدیریت دفتری، اقتصاد در گرایش‌های مختلف مانند اقتصاد اسلامی، اقتصاد و معارف اسلامی، حسابداری و حسابرسی، معارف اسلامی و دیگر رشته‌های مربوط باید مدرک کارشناسی و یا کارشناسی ارشد و یا دکترا بگیرد. همچنین در رایانه مهارت و بر ICDL تسلط داشته باشد. دوره‌های آموزشی از جمله نظام مدیریت منابع انسانی در بخش دولت، دستورالعمل‌ها و آیین‌نامه‌های قانون مدیریت خدمات کشوری، آیین نگارش و مکاتبات اداری را نیز گذرانده باشد.
دانش مورد نیاز:
علم مدیریت منابع انسانی
علم روش‌های جذب کارکنان و نحوه‌ی گزینش، کارآموزی، حقوق و مزایا، مذاکره و روابط نیروهای کار و سیستم‌های اطلاعات کارمندان
علم کامپیوتر و الکترونیک
آگاهی و دانش در ارتباط با تخته مدارها، پردازشگرها، تراشه‌ها و همچنین وسایل الکترونیکی، سخت‌افزارها و نرم‌افزارها، برنامه‌نویسی و برنامه‌های کاربردی
امور دفتری
آگاهی و دانش در ارتباط با سیستم‌های اداری و مدیریتی مانند نرم‌افزارهای واژه‌پردازی، کار با پرونده‌های کارمندان، بررسی سوابق تندنویسی و نسخه‌برداری و همچنین طراحی فرم‌ها و مکاتبات اداری
زبان فارسی
شناخت ساختار و محتوای فارسی، معانی و املای درست واژگان و قواعد ترکیب و دستور زبان
نظارت و مدیریت
مهارت در کسب و کار و مدیریت اصول مربوط به برنامه‌ریزی راهبردی، اختصاص دادن منابع، مدلسازی منابع انسانی، فنون رهبری، روش‌های تولید و همچنین هماهنگ‌سازی افراد با دیگر منابع
