استخدام کارشناس کنترل اسناد
کارشناس کنترل اسناد (DCC) کیست؟
کارشناس کنترل اسناد به کسی گفته می‌شود که مسئول آماده‌سازی و مدیریت و کنترلِ به‌وقت، دقیق و کارآمدِ اسناد است. متصدی این کار، به شماره‌گذاری، مرتب‌سازی، بایگانی، نگه‌داری و بازیابیِ اسناد کاغذی یا الکترونیکی‌ای می‌پردازد که توسط گروه‌های فنی، پروژه‌ها و ادارات و شرکت‌های مختلف تولید شده است.
فرآیند کنترل اسناد
کنترل اسناد، فرآیندی است که چندین مرحله مختلف را شامل می‌شود:
• تایید
حصول اطمینان از وجود فردی که مسئول تاییدِ پیش از انتشارِ اسناد است و این که این تاییدیه، در هنگام انتشار اسناد، ضمیمه آنه می‌شود.
• بازنگری
کسب اطمینان از این که اسناد توسط افراد دارایِ صلاحیت، به‌روزرسانی و بازتایید می شوند.
• پی‌گیری تغییرات
اطمینان خاطر از این که اسناد دارای شماره بازنگری خاصی هستند و این بازنگری‌ها نیز در سندها درج شده‌اند.
• پی‌گیری اسناد
اطمینان یافتن از این که اسناد دست اول و اصلی با ایمنی و امنیت تمام، حفظ و پشتیبانی شده و در هنگام نظارت بر توزیع روگرفت‌های‌شان دسترس‌پذیر هستند.
• شناسایی و تشخیص اسناد
مطمئن شدن از این که اسناد، قانونی و در قالب و فُرمت صحیح (پی‌دی‌اف، وُرد و ...) بوده و به آسانی قابل شناسایی هستند.
• منبع اسناد
کسب اطمینان از این که منبع و سرچشمه اسنادی که در خارج از شرکت و مؤسسه قرار دارند، به سهولت قابل تشخیص و دسترسی هستند.
• از رده خارج کردن اسناد
فرآیندی که در طی آن اسناد کهنه و منسوخ را معدوم یا آرشیو می‌کنند تا از استفاده تصادفی از آنها جلوگیری شود.
چرا استخدام کارشناس کنترل اسناد (DCC)، دارای اهمیت است؟
در مورد اهمیت استخدام یک کارشناس کنترل اسناد می‌توان نکات زیر را عنوان کرد:
• کارشناس کنترل اسناد، اطلاعات باارزشی دارد
یکی از مشکلاتی که باعث می‌شود نظم و نسق کار یک شرکت یا مؤسسه به هم بریزد، نداشتن اطلاعات مورد نیاز است. برای آن که بتوان به اطلاعات موجود در یک سند، ارجاع داد باید به سراغ یک کارشناس کنترل اسناد رفت. حتی اگر چنین سند یا اسنادی هم در اختیار یک شرکت یا سازمان نیست، باز هم وظیفه یک کارشناس کنترل اسناد است که آن را پی‌گیری کند.
• کارشناس کنترل اسناد، رابط سندیِ یک پروژه یا شرکت و سازمان است
همه سندها در یک شرکت یا سازمان از زیر دست کارشناس کنترل اسناد می‌گذرد، به‌ویژه در مواردی که یک پروژه واحد در حال انجام است و بخش‌های مختلفی درگیر آن هستند. مثلا ممکن است ساختن یا تعمیر و نوسازی یک خانه شامل ارتباط میان شرکت‌های ساخت‌وساز، پیمان‌کاران، صاحب‌خانه و شورای شهر باشد. در ارتباط با اسنادی همچون نقشه‌ها و رسم‌های فنی، پروانه‌های ساخت‌وساز، قراردادها، فاکتورها و لیست سفارشات، کارشناس کنترل اسناد مهم‌ترین کسی است که مورد رجوع قرار می‌گیرد. در بحبوحه‌ای که هر کس یا نهادی بر نقش خود متمرکز است و سندهای فراوانی در این میان رد و بدل می‌شود، کارشناس کنترل اسناد است که نظم و ترتیب را در مکیان این همه سند برقرار می‌کند.
• کارشناس کنترل اسناد، سامان‌دهنده اسناد است
در غالب موارد، کارشناسان کنترل اسناد مهم‌ترین تاثیر را در چگونگی سازمان‌دهی پرونده‌ها و اسناد و کیفیت بایگانی آنها دارند. دلیل امر بسیار ساده است، زیرا آنها هستند که اسناد و پرونده‌ها ر ا در جای خود قرار داده‌اند. اما صِرف این که کارشناسان کنترل اسناد، مسئولیت ذخیره و بایگانی کردن اسناد را بر عهده دارند بدین معنی نیست که آنان پرونده‌ها را بر حسب اتفاق و تصادف بایگانی می‌کنند و تنها خود آنان قادر به درک و اداره آن هستند. دقت و ظرافت فراوانی صرف می‌شود تا آنان اطلاعات را آرشیو یا بازیابی کنند.
• کارشناس کنترل اسناد می‌تواندچگونگی مدیریت اسناد را نیز فرابگیرد
با این که هیچ مدرک یا جوازی برای اشتغال در شغل کنترل اسناد وجود ندارد، آموزش‌های خاصی در این مورد وجود دارد. بسیاری از صنایع تولیدی و خدماتی به‌طور داوطلبانه، کارشناسان کنترل اسناد را تحت آموزش قرار می‌دهند. این آموزش‌ها برای پیروی از معیارها و استانداردهای وضع‌شده توسط سازمان بین‌المللی استانداردسازی (ISO) صورت می‌پذیرد.
وظایف و مسئولیت‌های کارشناس کنترل اسناد
نوع و کارکرد شرکت یا سازمانی که کارشناس کنترل اسناد در آن مشغول به فعالیت است وظایف و مسئولیت‌های خاص و ویژه او را تعیین می‌کند. با این وجود، برخی از وظایف عمده و اصلی در میان این دسته از کارشناسان، مشتر است. این مسئولیت‌ها و وظایف عبارت‌اند از:
• سامان‌دهی و بایگانی کردن اسناد
اغلب کارشناسان کنترل اسناد، یکی از انواع وظایف مربوط به ذخیره‌سازی اسناد را بر عهده دارند. این کار ممکن است شامل اسکن کردن، کپی گرفتن، بایگانی کردن فیزیکی یا الکترونیکی، تنظیم و مرتب‌سازیِ اسناد و اطمینان حاصل کردن از در امان بودن اسناد از تخریب و سرقت باشد. هم‌چنین معمولا این کار مستلزم آن است که این کارشناسان از یک برنامه نگه‌داری و ضبط اسناد تبعیت کنند. یعنی آنها باید از روش‌های درست و زمان مناسبِ از رده خارج کردن اسناد کهنه و منسوخ، آگاه باشند.
• ترتیب اثر دادن به درخواست‌ها جهت بازیابی اسناد
کارشناسان کنترل اسناد، بنا به درخواست مستقیم کارفرما یا مشتری وظیفه بازیافت اسناد را نیز بر عهده دارند. گاه ممکن است یک سامانه درخواست سند وجود داشته باشد که این کارشناسان از طریق آن، درخواست‌ها را دریافت و در یک بانک اطلاعاتی ثبت کنند و سپس موارد درخواستی را فراهم آورند. اگر چه چنین سامانه‌ای وجود دارد، کارشناس کنترل اسناد باید بتواند در صورت نیاز، اسناد و داده‌های لازم را با سرعت و کارآمدی بالا بازیابی کند.
• نگه‌داری و حفظ اسناد
کارشناسان کنترل اسناد، غالبا باید به ویرایش و مرور اسناد نیز بپردازند. این امر به‌ویژه زمانی صادق است که این کارشناسان در حوزه‌های تخصصی‌ای همچون بخش وام‌دهی بانک‌ها، مراکز بیمارستانی یا قسمت مربوط به قراردادِ سازمان‌های مختلف، مشغول به کار باشند. اگر کارشناس کنترل اسناد در حوزه فعالیت خود دارای تخصص باشد، می‌تواند از تجربه خود نیز در کنترل اسناد آن حوزه تخصصی استفاده کند. در این صورت ممکن است حداقل، امضاها و تاریخ‌ها را بررسی کند و حداکثر، جملات را چرک‌نویسی یا ویرایش کند.
• آموزشِ کارکنان
کارشناسان کنترل اسناد ممکن است وظیفه آموزش نحوه صحیحِ ایجاد یا تکمیل اسناد به کارکنان را نیز بر عهده داشته باشد. در سازمان‌ها و ادارات بزرگ، ممکن است آنها بر کار گروهی از کارشناسان اسناد نظارت کرده و حتی وظیفه آشنا کردن آنها با اسناد و سامانه‌های خاص را نیز بر عهده داشته باشند. شاید یاری رساندن به ارباب‌رجوع جهت تکمیل درستِ فرم‌ها نیز بر عهده آنان گذاشته شود.
ویژگی‌ها و مهارت‌های لازم برای کارشناس کنترل اسناد
از ویژگی‌ها، توانایی‌ها و مهارت‌های یک کارشناس کنترل اسناد می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
• داشتن نظم و انضباط شخصی و کاری
• توانایی کار در محیط‌های کاری پرسرعت و پرفعالیت
• برخورداری از مهارت‌های ارتباطی یا روابط عمومی قوی
• توانایی پرداختن به چند کار در زمان واحد
• صداقت و قابل اعتماد بودن
• توجه کافی به جزئیات و ظرایف
• آشنایی با برخی از برنامه‌های نرم‌افزاریِ پرکاربرد مانند وُرد، برنامه‌های اسپرِدشیت (spreadsheet) و سیستم‌های پایگاه داده‌ها
• قدرت تحلیل مسائل
• توانایی بالا در تایپ متون
• دانش کافی در سامان‌دهی و نگه‌داری اطلاعات
تحصیلات لازم برای کارشناس کنترل اسناد
هیچ‌گونه مدرک یا دیپلمی که خاص کنترل اسناد باشد وجود ندارد. این شغل، شغلی است که بیشتر در حین کار آموخته می‌شود. به همین دلیل ممکن است در بسیاری از موارد به مدرک نیازی نباشد. اما اکثر کارفرمایان ترجیح می‌دهند که متقاضی این کار، دوره آموزشی کنترل اسناد را گذرانده و دارای گواهی حرفه‌ایِ کنترل اسناد باشد. کسب تجربه نیز از عوامل مهم در این شغل است، اما طرز رفتار، ویژگی‌های شخصی و نظم و انضباط نیز از عواملی هستند که ممکن است بیش از تجربه اهمیت داشته باشند. با این توصیفات، تازه‌کاران هم مجال گسترده‌ای در یافتن چنین شغلی خواهند داشت.
بازار کار و وضعیت استخدام کارشناس کنترل اسناد (DCC)
کارشناس کنترل اسناد بنا بر میزان تجربه، سواد کاری و خصوصیات و علایق روانی خود می‌تواند در موقعیت‌های شغلی زیر مشغول به کار شود:
• فعالیت در سازمان‌ها و ادارات مختلف دولتی
• اشتغال در پروژه‌های خرد و کلان عمرانی
• کار در پروژه‌های مهندسی
• فعالیت در صنایع مربوط به نفت و گاز
• همکاری با بیمارستان‌های خصوصی و دولتی
• اشتغال در صنایع مربوط به معادن و فلزات
• فعالیت در عرصه‌های مختلف بانکی و بانکداری
میزان درآمد کارشناس کنترل اسناد
کارشناسان کنترل اسناد، حقوق‌های متفاوتی دریافت می‌کنند. میزان درآمد هر یک از آنان به عواملی همچون میزان تجربه و سابقه، تخصص در حوزه مورد فعالیت، جایگاه و منصب، نوع قرارداد و نوع اداره، سازمان، شرکت، پروژه و صنعتی که در آن مشغول به کار هستند بستگی دارد. در ایران، متاسفانه در مورد درآمد این صنف، اطلاعات و آمارهای رسمی و موثقی در دست نیست. اما در خارج از ایران بنا بر میزان سابقه و مطابق با آمار سایت پِی‌اسکِیل، درآمد یک کارشناس کنترل اسناد ۲۵۰۰۰ دلار تا ۶۶۰۰۰ دلار است. متوسط درآمد ساعتی این کارشناسان نیز برابر با ۱۷ دلار می‌باشد.
