استخدام کارشناس کنترل پروژه
تعریف کارشناس کنترل پروژه
کارشناس کنترل پروژه به شخص اطلاق می‌شود که به عنوان یک مشاور، در تمامی مراحل ساخت یک محصول (از برنامه ریزی تا آزمایش) حضور داشته و منابع و فرآیندهای تولید محصول را مورد مطالعه و بررسی قرار می‌دهد. هدف از استخدام کارشناس کنترل پروژه، تضمین کیفیت محصول و بالا بردن بهره‌وری تیم‌هایی است که در ساخت آن نقش دارند.
مهم‌ترین نقش کارشناسان کنترل پروژه این است که با حضور در کنار مدیر محصول و مدیر پروژه، اطمینان حاصل کنند که بودجه بندی، زمانبندی و مسیر ساخت محصول به درستی برنامه ریزی شده است. این افراد همچنین حق دارند تا در صورت داشتن هر گونه پیشنهاد جهت بهبود فرآیند تولید، آن را به اطلاع هیئت مدیره برسانند. از آنجایی که نقش کارشناس کنترل پروژه بسیار ویژه است، این افراد می‌توانند در صنایع مختلف اعم از نظامی، پتروشیمی، الکترونیک، کامپیوتر و ... استخدام شوند.
وظایف و اختیارات کارشناس کنترل پروژه
از آنجایی که یک کارشناس کنترل پروژه، بخش‌های بسیار متنوعی را تحت نظر دارد و باید موارد زیادی را مورد بررسی قرار دهد، شرح وظایف این فرد شامل موارد متعددی می‌شود. در ادامه ما بخشی از مهم‌ترین کارهایی که باید توسط یک کارشناس کنترل پروژه انجام بپذیرد را نام می‌بریم.
• بررسی تمام فعالیت‌های اجرایی پروژه
هدف از استخدام یک کارشناس کنترل پروژه این است که وی با استفاده از تجربه و دانشی که در خصوص فرآیندهای مورد نیاز برای تولید یک محصول دارد، بتواند مسیر فعالیت تیم‌ها را به درستی جهت دهی کند. کارشناس کنترل پروژه به صورت مداوم در حال بررسی و ارزیابی مراحل تولید محصول است تا اطمینان حاصل کند تمام کارها در زمان بندی از پیش تعیین شده و با بودجه‌ای که از پیش اختصاص داده شده است، به سرانجام می‌رسند. کارشناسان کنترل پروژه دائما مشاهدات خود را در اختیار مدیر پروژه قرار می‌دهند. این افراد همچنین در جلسات مشخصی، نیازهای تیم‌های مختلف را به اطلاع مدیر پروژه رسانده و در خصوص تغییر زمانبندی و مسائل مربوط به محصول با یکدیگر تبادل نظر می‌کنند.
• مدیریت بودجه و زمانبندی
دو مورد از مهم‌ترین بخش‌های که باید توسط کارشناسان کنترل پروژه مورد بررسی قرار بگیرند عبارتند از نحوه بودجه بندی و شیوه زمانبندی مراحل تولید محصول. این افراد با کمک مدیر پروژه و مدیر محصول، بودجه بندی نهایی ساخت محصول را انجام داده و آن را به اطلاع هیئت رئیسه شرکت می‌رسانند. نفوذ کارشناسان کنترل پروژه تا حدی است که می‌توانند در استخدام افراد در تیم‌های مرتبط با ساخت محصول نیز نقش داشته باشند.
• ارائه گزارشات مربوط به پیشرفت پروژه
از موارد مربوط به بودجه بندی گرفته تا مشکلات موجود در فرآیند ساخت یک محصول، کارشناس کنترل پروژه باید بتواند در بازه‌های زمانی مشخص، گزارشات دقیق و قابل استنادی را در اختیار مدیر پروژه و اعضای هیئت رئیسه قرار دهد. علاوه بر این، کارشناس کنترل پروژه موظف است تا گزارشات جداگانه‌ای از عملکرد تیم‌های فنی، بازاریابی، فروش و پشتیبانی تهیه کرده و در جلساتی که با این تیم‌ها برگزار می‌کند، در خصوص نتایج به دست آمده بحث و گفت و گو کند.
• پیشنهاد اعمال تغییر در فرآیند ساخت محصول
یکی از مهم‌ترین فاکتور‌ها برای استخدام یک کارشناس کنترل پروژه، آشنایی وی با جزییات مراحل تولید یک محصول است. چرا که وی این حق را دارد تا در اگر مسیر بهتری نسبت به آن چیزی که در ابتدا مورد تایید قرار گرفته، پیدا کرد، آن را به صورت یک پیشنهاد مطرح نماید. اگر این تغییرات مورد تایید مدیر پروژه قرار بگیرد، کارشناس کنترل پروژه موظف است تا مسئولیت اجرای آن را بر عهده گرفته و تغییرات را به اطلاع هر یک از تیم‌ها برساند.
مهارت‌های کارشناس کنترل پروژه
همانطور که در بالا نیز بیان کردیم، کارشناسان کنترل پروژه نقش حساسی را در فرآيند ساخت یک محصول ایفا می‌کنند. به همین دلیل این افراد پیش از استخدام شدن به عنوان کارشناس کنترل پروژه، باید مهارت‌های به خصوصی را کسب کرده باشند.
کارشناسان کنترل پروژه دارای قدرت بالای تحلیل و بررسی وقایع مختلف، قدرت حل مسئله و سازماندهی شرایط حساس و همچنین مهارت‌های نوشتاری و گفتاری قوی برای برقراری ارتباط با اشخاص مختلف هستند. کنترل کنندگان پروژه باید توجه بسیاری به جزییات داشته و بتوانند به عنوان کسانی که پروژه را در مسیر درست خود قرار می‌دهند، تمام قواعد سازمانی و انسانی را رعایت کنند. داشتن مهارت در زمینه دانش کامپیوتر، ارتباطات فردی و روابط عمومی بالا از الزامات شغلی یک کارشناس کنترل پروژه برای استخدام به حساب می‌آید.
یک کارشناس کنترل پروژه باید توانایی مدیریت چندین کار را در یک زمان داشته باشد. چرا که در مواقعی، وی نیاز دارد با افراد مختلفی مانند نمایندگان شرکت‌ها، مدیران اجرایی و مشاوران دیدار کرده و در ارتباط با پروژه با آن‌ها بحث و گفت و گو کند. علاوه بر مواردی که مطرح شد، یک کارشناس کنترل پروژه خوب باید توانایی‌های زیر را نیز داشته باشد.
• بررسی گام‌های لازم جهت تکمیل محصول
• برگزاری جلسه و آماده سازی اعضای تیم‌های مختلف
• تنظیم بودجه پروژه
• در نظر گرفتن چشم اندازهای پروژه
ابزارهای مورد استفاده توسط کارشناسان کنترل پروژه
برای انجام هر کدام از کارهای بالا، کارشناسان کنترل پروژه نیازمند ابزارهای به خصوصی خواهند بود. در ادامه ما ابزارهای مورد نیاز جهت رسیدن به این مهارت‌ها و استخدام به عنوان یک کارشناس کنترل پروژه را معرفی می‌کنیم.
• برنامه‌های مایکروسافت آفیس
از Word گرفته تا Excel، این‌ها ابزارهایی هستند که یک کارشناس کنترل پروژه باید تسلط کافی را بر روی آن‌ها داشته باشد. چنین ابزارهایی چه در زمان ساخت گزارشات و چه در زمان ارائه، به کنترلر پروژه کمک خواهند کرد تا تمام موارد را به درستی اطلاع رسانی کند.
• برنامه‌های مرتبط با مدیریت پروژه
این مورد یکی از حیاتی‌ترین مواردی است که باید کارشناسان کنترل پروژه تسلط کافی بر روی آن داشته باشند. نرم‌افزارهای مدیریتی به کارشناسان کمک می‌کنند تا با استفاده از اطلاعاتی که از هر مرحله در دست دارند، تصمیم درستی را در ادامه مسیر ساخت پروژه اتخاذ کنند.
• نرم افزارهای حسابداری
از آنجایی که مدیریت بودجه یکی از مهم‌ترین وظایف کارشناسان کنترل پروژه است، داشتن دانش کافی در خصوص نرم افزارهای مالی می‌تواند کمک شایانی در جهت مدیریت بهتر اطلاعات مالی به آن‌ها انجام دهد.
تحصیلات کارشناس کنترل پروژه
بیشتر کارفرمایان برای استخدام کارشناس کنترل پروژه به سراغ افرادی می‌روند که حداقل مدرک کارشناسی را در یکی از رشته‌های کسب و کار، مدیریت، مالی و یا حسابداری داشته باشند. علاوه بر این، سپری کردن دوره‌های آموزشی برای یادگیری نرم افزارهای مدیریتی و حسابداری نیز یک نکته مثبت به شمار می‌آید.
درآمد کارشناس کنترل پروژه
از آنجایی که موقعیت کارشناسان کنترل پروژه بسیار حساس است، انتظار می‌رود که این افراد حقوق قابل توجهی نیز دریافت کنند. بنا به گزارش اداره کار آمریکا (BLS) حداقل حقوق برای یک شخص تازه کار در این حوزه، سالانه چیزی در حدود ۵۵ هزار دلار است. البته بسته به تجارب و قابلیت‌های فردی، حقوق کارشناسان کنترل پروژه می‌تواند تا ۱۲۸ هزار دلار نیز افزایش پیدا کند.
چشم انداز شغلی کارشناس کنترل پروژه
بنا به گزارشات منتشر شده توسط سازمان کار ایالات متحده (BLS) میزان تقاضا برای استخدام کارشناس کنترل پروژه و یا به طور کلی، افرادی که مسیر حرکتی پروژه را بررسی می‌کنند تا سال ۲۰۲۴، در مقایسه میزان حال حاضر، رشدی ۱۴ درصدی را تجربه خواهد کرد. دلیل اصلی این افزایش درخواست این است که شرکت‌ها سعی دارند تا بهره‌وری نیروی انسانی خود را افزایش داده و مدیریت بهتری بر روی بودجه خود داشته باشند.
