استخدام کارشناس مناقصه / استخدام کارشناس مناقصات
مدیر یا کارشناس مناقصات مسئول بررسی و مدیریت درخواست‌های پیشنهادی مشتری و هماهنگ‌سازی مناقصه‌های یک شرکت است. کارشناسان مناقصه راهکارها و استراتژی‌هایی را با در نظر گرفتن خواسته‌های مشتری به کار می‌گیرند تا به هدف نهایی یعنی تضمین برد مناقصه‌ها برسند. امنیت و حفظ مشتریان و قراردادها در یک شرکت تا حد زیادی به همین کار وابسته است.
کارشناسان مناقصه به طور معمول در دپارتمان فروش یک شرکت یا سازمان در سطح اجرایی هستند و در ارتباط نزدیک با نیروهای اجرایی بالارتبه‌تر مثل هیئت مدیره، مدیر عامل اجرایی و مدیر امور مالی. امکان استخدام کارشناس مناقصات در صنایع مختلفی وجود دارد.
وظایف و مسئولیت‌های کارشناس مناقصات
برای بردن مناقصه‌ها، یک کارشناس مناقصه کارهای مختلف زیادی انجام می‌دهد که از جمله‌‌ی آنها می‌توان به این موارد اشاره کرد:
• آماده کردن طرح‌های پیشنهادی؛ یک کارشناس مناقصه تمام جوانب آماده‌سازی طرح پیشنهادی را بررسی می‌کند، از کیفیت آن و ارائه‌ی سر وقت مناقصه‌های قانع‌کننده اطمینان حاصل می‌کند. او تمام خواسته‌های مشتری را بررسی می‌کند تا اطمینان حاصل کند که در طرح پیشنهادی لحاظ شده باشند و همچین با بسیاری از دست‌اندرکاران پروژه‌ها همکاری می‌کند تا تمام اطلاعات لازم را درون طرح پیشنهادی بگنجاند.
• مدیریت بانک اطلاعاتی
کارشناس مناقصه که وظیفه‌اش هماهنگ‌سازی درخواست‌های مناقصهی پیش رو و پاسخ به طرح‌های پیشنهادی است، باید با استفاده از بانک اطلاعاتی شرکت تمامی درخواست‌ها و پاسخ‌ها را سازماندهی و پیگیری کند. حفظ و به روز نگه داشتن منظم بانک اطلاعاتی مسئولیت کارشناس مناقصه است. او باید همچنین برای مشتریان پروفایل بسازد و اطلاعات آنها را محفوظ نگه دارد.
• تربیت پرسنل فروش
کارشناس مناقصه باید برای نیروهای ارشد فروش مثل مدیر امور مشتریان و مدیران فروش نقش یک مربی را ایفا کند. او پرسنل را در کل فرآیند معامله راهنمایی می‌کند و همچنین به‌شان کمک می‌کند که چطور معاملات بزرگ را برای شرکت به دست بیاورند. کارشناسان مناقصه در واقع با ایفای نقش راهنما می‌خواهند پرسنل فروش را به گونه‌ای آموزش و تعلیم دهند که منجر به رشد و پیشرفت شرکت شود.
• ارائه‌ی خدمات به مشتری؛ کارشناسان مناقصه برای بردن مناقصه‌ها باید خدمات ویژه برای مشتریان بالقوه و فعلی خود در نظر بگیرند. آنها تلاش میکنند که رضایت هر چه بیشتر مشتری‌ها را جلب کنند و اطمینان حاصل کنند که آنها مشتری شرکت باقی می‌مانند و وقتی نشانه‌ای از احتمال از دست رفتن مشتری بروز پیدا می‌کند، به سرعت راهکارهایی را ایجاد و اجرا میکنند. ارتباط منظم با مشتریان هم ضروری است، همین‌طور اطلاع‌رسانی به آنها درباره‌ی هر گونه تغییر یا به‌روز رسانی‌ای که در پروژه انجام می‌شود.
• نظارت بر قیمت‌گذاری مناقصه؛ کارشناسان بزرگ از طرف شرکت‌شان با مشتریان بالقوه و فعلی مذاکره میکنند تا معاملات را حفظ کنند و همچنین توافق بر سر قیمت‌گذاری بین فروشنده و خریدار را اجرایی کنند. آنها در قیمت‌گذاری مناقصه هم کمک میکنند و پیشنهادات خود برای قیمت‌گذاری را برای بازبینی و گرفتن تأیید ارائه میکنند.
مهارت و توانمندی‌های کارشناس مناقصات
کارشناسان مناقصهی موفق تیزهوش هستند و انعطاف‌پذیر در مقابل تغییرات، قاطع و صریح اما کاردان و مبادی آداب در برانگیختن سایر اعضای یک تیم مناقصه برای به ثمر رساندن یک معامله. مدیریت زمان، کارآمدی، توانایی رسیدن به‌موقع به ضرب‌الاجل‌ها و کار با حداقل نظارت، همه‌ی اینها ویژگی‌های مهمی در یک کارشناس مناقصه است.
کارشناس مناقصه باید یاد بگیرد که چطور با مسئولیت‌های بسیار زیادی کنار بیاید، تحت فشار آرامش خودش را حفظ کند و بتواند دستورالعمل‌ها را با دقت بخواند و تفسیر کند. کارشناسان مناقصه همچنین قادرند از تجربه‌ی خود در صنعت برای درک اطلاعات فنی پیچیده بهره ببرند.
یک کارشناس مناقصهی خوب به نظرات دیگران گوش می‌دهد و به آنها اعتماد می‌کند. او باید بتواند از پس روابط تجاری پیچیده برآید و چند منبع را به طور همزمان مدیریت کند تا یک پروژه‌ی برنده‌ی قوی را تحویل مشتری دهد.
از آنجا که کارشناس مناقصه باید با مشتریان در تماس باشد و با آنها مذاکره کند، باید مهارت‌های گفتاری خوبی داشته باشد. مهارت ارتباط نوشتاری قوی هم به همان اندازه از اهمیت برخوردار است.
کارشناسان مناقصه در ارتباطات و تیم‌سازی قهار و ماهرند و با همین مهارت‌ها دپارتمان فروش را هدایت و مدیریت میکنند تا برد مناقصه‌ها تضمین شود و درآمد افزایش یابد. آنها افرادی چندکاره، دارای هوش تجاری هستند که سازماندهی و اولویت‌بندی را می‌دانند و حتی شاید تجاربی در زمینه‌ی مدیریت پروژه هم داشته باشند.
مهارت‌های اولیه
برای ورود به این شغل بدیهی است که داشتن یک سری مهارت‌های اولیه لازم است که از جمله آنها می‌توان به این موارد اشاره کرد:
• مهارت در نرم‌افزارهای ورد، اکسل و پاورپوینت
• کسب تجربه در مدیریت طرح پیشنهادی
• ارائه‌ی تجربه‌ی قبلی در زمینه‌ی قراردادها و درک از زبان پایه‌ی قراردادها
• داشتن تجربه‌ی زیاد در زمینه‌ی فروش
• کسب تجربه در تعامل با پرسنل اجرایی
مهارت‌های پیشرفته
همه این مهارت‌ها را ندارند، اما بدیهی است که احتمال موفقیت و استخدام کارشناس مناقصه را بیشتر می‌کند.
• نشان دادن درک از فرآیند مناقصه
• تجربه‌ی جذب قراردادهای بزرگ
• دانش و پیش‌زمینه‌ی مرتبط با صنعت
• دانش شیوه‌های مدیریت سند
• تجربه‌ی کار با نرم‌افزارهای ابری
دانش و تحصیلات مورد نیاز کارشناس مناقصات
داشتن مدرک تحصیلی معمولاً کارشناسی در تجارت یا هر رشته‌ی مرتبط دیگری می‌تواند برای ورود به این شغل مناسب باشد. بسیاری از کارشناسان مناقصه در رشته‌های مربوط به حوزه‌ی ساخت و ساز، مثل مهندسی و رشته‌های مرتبط دیگر مدرک تحصیلی می‌گیرند. اما همچون بسیاری از کارها این شغل نیز نیاز به تجربه‌ی فراوان دارد.
بازار کار و وضعیت استخدام کارشناس مناقصات
کار کارشناس مناقصه معمولاً در محیط اداره یا شرکت است، گاهی ملاقات‌های مازاد با مشتری دارد و به سفرهای کوتاه هم می‌رود. بعضی از پروژه‌ها هم نیازمند سفرهای طولانی‌تری هستند. ساعات کاری در طول هفته بر اساس ساعات تعیین‌شده‌ی اداری است. اما شاید برای رساندن بعضی از پروژه‌های مهم به ضرب‌الاجل‌ها، نیاز به اضافه‌کاری هم باشد.
برای ورود به این حوزه و شغل دو راه وجود دارد، یا از طریق مدیریت پروژه و شروع از نقش هماهنگ‌سازی مناقصه و تلاش برای رسیدن به مرحله‌ی کارشناسی، یا کسب تجربه در یک صنعت بخصوص. مثلاً شاید پنج سال سابقه در صنعت ساخت و ساز داشته باشید و بعد بتوانید مدیریت یا کارشناس یک پروژه بشوید و شاید به عنوان یک مهندس راه و ساختمان یا مهندس ناظر آموزش دیده باشید. مرسوم است که کارشناسان مناقصه اول کار خود را با مناقصه‌های کوچک‌تر آغاز میکنند و بعد به پروژه‌های بزرگ‌تر می‌رسند.
