استخدام کارشناس خرید و تدارکات
کارشناس خرید و تدارکات مسئول خرید وسایل مورد نیاز (تجهیزات، کالا و خدمات) یک شرکت، سازمان یا کارخانه برای انجام تمامی فرآیندهای آن مجموعه است. او این کار را بر اساس نیازهای شرکت و همچنین با بررسی و مقایسه‌ی قیمت و کیفیت محصولات و خدمات انجام می‌دهد تا بهترین و به‌صرفه‌ترین انتخاب را داشته باشد. خرید محصولات مورد نیاز یک شرکت یا سازمان، میزان هزینه‌هایش را تعیین می‌کند. انتخاب‌های نادرست می‌تواند هزینه‌های اضافی در بر داشته باشد. بنابراین یک کارشناس خرید و تدارکات خوب باید با آگاهی از قیمت روز محصولات و انتخاب درست، در هزینه و وقت شرکت یا سازمانی که برایش کار می‌کند، صرفه‌جویی کند. همه‌ی شرکتها می‌خواهند بهترین برنامه‌ریزی را برای خرید محصولات و خدمات مورد نیاز خود داشته باشند و بهترین نتیجه را از انتخاب‌های خود بگیرند. واحد خرید و تدارکات با تمام بخش‌های یک شرکت یا سازمان در ارتباط است، چرا که باید از نیازهای آنها باخبر باشد. هدف اصلی خرید و تدارکات، تهیه‌ی به‌موقع کالا، تجهیزات و خدمات برای بخش‌های مختلف و رفع نیاز آنها به منظور دستیابی به اهداف سازمانی است. گاهی این کار با کمک نرم‌افزارهای مرتبطی که در این حوزه وجود دارند، انجام می‌شود. چرا که مسئولیت کارشناس خرید و تدارکات پیچیده است و در حال حاضر با توجه به تنوع موجود در بازار در تمام بخش‌ها از تأمین‌کنندگان گرفته تا شیوه‌ی تأمین کالا و همچنین قیمت‌ها، سخت‌تر هم شده است.
وظایف و مسئولیت‌های کارشناس خرید و تدارکات
• اطلاع از نیاز واحدها و بخش‌های مختلف شرکت، سازمان یا کارخانه
• نظارت و پیش‌بینی موجودی انبار
• پیش‌بینی بودجه و برآورد میزان هزینه‌ها برای خرید کالا
• شناسایی بهترین محصولات و تأمین‌کنندگان
• ارزیابی مناقصه‌ها و مزایده‌ها برای انتخاب تأمین‌کنندگان
• خرید به‌موقع نیازهای یک مجموعه
• مذاکره بر سر قیمت و توافق روی قراردادها
• اطمینان از ارسال به‌موقع خریدها به انبار توسط تأمین‌کنندگان
• بررسی و کنترل پرداخت‌ها و فاکتورها
• ایجاد شفافیت در فرآیند خرید
در هر شرکت یا سازمانی معمولاً یا واحد خرید و تدارکات به شخصه از نیازهای بخش‌های مختلف مطلع می‌شود یا هر بخش نیازهایش را به واحد خرید و تدارکات اعلام می‌کند. نیاز شرکتها یا سازمانها معمولاً روند ثابتی دارد. اما واحد خرید و تدارکات باید با مسئول انبار به طور دائم در ارتباط باشد تا حساب موجودی انبار را داشته باشد و در صورت نیاز، خریدهای لازم را انجام دهد و هزینه‌ها را با بررسی وضعیت بازار و قیمت‌ها برآورد کند.
برای تأمین وسایل مورد نیاز همواره باید پیش‌بینی بودجه صورت بگیرد، بنابراین واحد خرید و تدارکات باید قمیتی مشخص از محصولات مورد نیاز را در اختیار شرکت، سازمان یا کارخانه بگذارد. کارشناس خرید و تدارکات وظیفه دارد که بهترین محصول را با در نظر گرفتن قیمت انتخاب کند. این کار مستلزم شناخت خوبی نسبت به وضعیت بازار و قیمت‌هاست که البته از طریق سایت‌ها در اختیار کارشناسان خرید و تدارکات قرار می‌گیرند، اما وقتی نیاز یک مجموعه بالا باشد، کارشناس خرید و تدارکات باید بتواند با مهارت‌های ارتباطی بر سر قیمت با تأمین‌کننده چانه‌زنی کند.
مهارت‌ها و ویژگی‌های کارشناش خرید و تدارکات
با توجه به اینکه یک کارشناش خرید و تدارکات باید اطلاعات زیادی را درباره‌ی طیف وسیعی از محصولات و خدمات به خاطر بسپارد، باید از هوش و حافظه‌ی قدرتمندی برخوردار باشد. دقیق و جزئی‌نگر باشد. کارشناس خرید و تدارکات بسته به حوزه یا صنعتی که در آن کار می‌کند، خریدهای متفاوتی انجام می‌دهد، گاهی ممکن است مجبور شود با تأمین‌کنندگان خارجی ارتباط برقرار کند. بنابراین لازم است که در مذاکره و برقراری ارتباط، ترجیحاً به زبان انگلیسی، توانا باشد.
مهارت در مذاکره به طور کلی، آنجا که کارشناس خرید و تدارکات باید بر سر قیمت محصولات یا خدمات با تأمین‌کنندگان به توافق برسد، ضروری است. حیات و موفقیت کارشناس خرید و تدارکات در گرو مهارت‌های روابط عمومی اوست، چرا که دائماً باید با تمام بخش‌های مرتبط داخلی و خارجی یک شرکت یا سازمان در ارتباط باشد. مهارت‌های رهبری و توانایی کار گروهی همین‌جا به کارش می‌آید.
بدیهی است که یک کارشناس خرید و تدارکات باید مهارت و توانایی در کار با اعداد و محاسبات همچنین شم اقتصادی داشته باشد. توانایی تحلیل و ارزیایی بازار، قیمت‌ها و تأمین‌کنندگان به او کمک می‌کند بهترین انتخاب را در بهترین زمان ممکن داشته باشد. سازمان‌یافتگی و داشتن نظم کاری هم برای کنترل مداوم موجودی انبار و تأمین به‌موقع محصولات مورد نیاز لازمه‌ی کار کارشناس خرید و تدارکات است.
دانش و تحصیلات مورد نیاز کارشناس خرید و تدارکات
فعالیت حوزه‌ی خرید و تدارکات چند سطح دارد. گاهی حتی نیاز به مدرک دانشگاهی هم ندارد. به عنوان مثال، کسی که دیپلم دارد، می‌تواند به استخدام شرکتها یا سازمان‌های کوچک درآید که نیازهای ساده‌ای مثل غذا و نوشت‌افزار دارند و تهیه‌ی اینها طبیعتاً نیاز به تحصیلات ندارد. معمولاً در شرکتهای کوچک این کار بر عهده‌ی مسئول خدمات قرار می‌گیرد. اما در اشل‌های بزرگ‌تر بدیهی است که نیاز به تحصیلات آکادمیک وجود دارد.
در این سطح، شرکتها یا سازمانها افرادی را با مدرک‌های تحصیلی مختلف برای سمت خرید و تدارکات استخدام میکنند. در بسیاری از موارد، شرکت یا سازمان ترجیح می‌دهد کسی را برای این سمت انتخاب کند که در رشته‌ی تحصیلی مرتبط با حوزه‌ی فعالیت و صنعت خودش تحصیل کرده است. بنابراین به طور کلی، مدرک کارشناسی برای ورود به حیطه‌ی حرفه‌ای این حوزه کافی است.
اما در سطحی تخصصی‌تر، علاقه‌مندان و متقاضیان این حرفه باید در رشته‌‌هایی چون مدیریت به‌خصوص گرایش‌های بازرگانی، مالی و صنعتی و همچنین مهندسی صنایع تحصیل کنند تا به صورت تخصصی در حوزه‌ی خرید و تدارک آموزش ببینند. بسیاری از شرکتها و سازمانها ترجیح می‌دهند که از میان فارغ‌التحصیلان این رشته‌ها برای واحد خرید و تدارکات نیرو استخدام کنند. این دسته با قواعد خرید و فروش در بازارهای بین‌المللی آشنا هستند. بدیهی است که هر چه تجربه و سابقه‌ی کاری بالاتر باشد، احتمال استخدام و موفقیت بیشتر است.
بازار کار و وضعیت استخدام کارشناس خرید و تدارکات
کارشناسی خرید و تدارکات هم از جمله مشاغلی است که در بازار کار ما بهای زیادی به آن داده نشده است. بنابراین بازار کار قوی‌ای ندارد. اما عمده‌ی بازار کار این شغل در کارخانه‌هایی است که نیازمند مواد اولیه هستند. شرکتها، صنایع مختلف و حتی دانشگاه‌ها و مجموعه‌هایی مانند تیم‌های ورزشی نیز نیاز به مدیر خرید و تدارکات دارند. کارشناس خرید و تدارکات می‌تواند در صنایع مختلف اعم از تولیدی، خدماتی، فنی و مهندسی و غیره در حوزه‌ی دولتی یا خصوصی استخدام شود. استخدام معمولاً از طریق آگهیهای استخدامی روزنامه‌ها و سایت‌های شغل‌یابی اتفاق می‌افتد، یا در برخی موارد از طریق معرفی و توصیه‌ی دیگران. در امریکا پیش‌بینی شده بود که میزان استخدام مدیر خرید و تدارکات بین سال‌های ۲۰۱۰ تا ۲۰۲۰ ، رشد کمی، نزدیک به هفت درصد داشته باشد. در حالی که میانگین این رشد برای همه‌ی مشاغل چهارده درصد است.
میزان حقوق و درآمد کارشناسان خرید و تدارکات، بسته به سطوحی که در آن فعالیت میکنند، متفاوت است. میزان حقوق و مزایای کارشناس خرید و تدارکات در بخش دولتی بر اساس قانون مدیریت خدمات کشوری تعیین می‌شود. در بخش خصوصی نیز میزان حقوق و مزایای کارشناس خرید و تدارکات بسیار متفاوت است و مقدار مشخصی ندارد. برای مثال کارشناس خرید و تدارکات در شرکتهای عادی و کوچک بیش از یک میلیون و دویست هزار تومان حقوق دریافت میکنند. در سطح متوسط معمولاً بیش از سه میلیون تومان حقوق دریافت میکنند و در سطح تخصصی نیز درآمد این افراد بیش از ده میلیون تومان برآورد شده است.
