آموزش Office

Office به معنای دفتر کار است و به همین دلیل شرکت مایکروسافت در سال ۱۹۸۹ مجموعه‌ای از نرم‌افزارهایی که در ادارات و شرکت‌ها مورد نیاز بودند را تحت عنوان مایکروسافت آفیس روانه بازار کرد. در سال ۱۹۸۹ برای سیستم‌عامل مک اواس اکس معرفی شد و در سال بعد یعنی ۱۹۹۰ نسخه تحت ویندوز آن نیز به بازار آمد. اولین نسخه از مجموعه مایکروسافت آفیس شامل برنامه‌های مایکروسافت ورد، مایکروسافت اکسل و مایکروسافت پاورپوینت و مایکروسافت اکسس بود. پس از آن با توجه به نیازهای جدید کاربران، نرم‌افزارهای دیگری نیز به این مجموعه اضافه شد. نرم‌افزارهایی که امکان انجام کارهایی مانند تایپ کردن، ایجاد و ویرایش اسناد، انجام محاسبات ریاضی، ارائه و سخنرانی، مدیریت پایگاه داده و ارسال و دریافت اطلاعات از ایمیل و … را برای کاربران فراهم می‌کردند. در ادامه به‌طور خلاصه سرفصل‌های آموزش آفیس را بررسی خواهیم کرد.
 

بسته نرم افزاری آفیس

مایکروسافت آفیس بسته نرم‌افزاری کاربردی و فراگیری است که امروزه در هر سیستم عاملی دیده می‌شود؛ حتی در گوشی‌های موبایل نیز از این بسته نرم‌افزاری استفاده می‌شود. جالب است بدانید امروزه بیش از ۱ میلیارد نفر از ابزارهای آفیس برای کارهای روزمره و اداری خودشان استفاده می‌کنند و دیگر تصور کار بدون استفاده از نرم‌افزارهای آفیس غیرممکن است! ازآن‌جایی‌که هریک از این برنامه‌ها برای هدف خاصی به وجود آمده‌اند، کل بسته نرم‌افزاری آفیس برای هر نوع کاربری مناسب و کارآمد نیست؛ بنابراین مایکروسافت سعی کرده این برنامه‌ها را در دسته‌‌بندی‌های جداگانه ارائه کند. مجموعه‌ای از این برنامه‌ها برای محصلین مدرسه و دانشگاه، بخشی از آن برای کسب‌وکارهای کوچک و بخشی از برنامه‌ها برای شرکت‌های بزرگ استفاده می‌شوند. آخرین ورژن مایکروسافت آفیس تحت عنوان Microsoft Office 2019 ارائه شده است.

نصب بسته نرم افزاری آفیس

زمانی که بسته نرم‌افزاری آفیس را روی سیستم خود نصب می‌کنید، یک پوشه به نام Microsoft Office در قسمت All Programs به وجود می‌آید که حاوی تمامی نرم‌افزارهای آفیس است. توجه داشته باشید زمانی که یک رایانه خریداری می‌کنید و یا سیستم عامل ویندوز را روی آن نصب می‌کنید، از ابتدا نرم‌افزارهای آفیس روی آن نصب نیست و خودتان باید نرم‌افزارهای لازم را روی سیستم  نصب کنید. بهتر است نرم‌افزار خود را فعال‌سازی کنید تا در گذر زمان با غیرفعال شدن‌های متناوب، باعث دردسرتان نشود!
دسته‌بندی گروه‌های نرم‌افزاری آفیس
برنامه‌های اداری  (Desktop application)
برنامه‌های سرویس‌دهنده  (Server applications)
برنامه‌های اینترنتی  (Internet applications)
البته بیشترین استفاده‌ی آفیس در میان کاربران عادی، سیستم مربوط به دسته اول یعنی برنامه‌های اداری است؛ این مجموعه از تعدادی برنامه تشکیل شده که در ادامه به معرفی آن‌ها خواهیم پرداخت.
 

گروه نرم افزارهای آفیس

یادگیری کار با نرم‌افزارهای آفیس کار دشواری نیست و افراد به‌راحتی با یک دوره جامع آموزش آفیس نکات لازم برای کار با آن را فرا خواهند گرفت. در ادامه به معرفی نرم‌افزارهای مختلف آفیس و توضیحی مختصر از هر کدام خواهیم پرداخت.

۱- واژه پرداز وُرد (Microsoft Word)

مایکروسافت ورد رایج‌ترین و کاربردی‌ترین برنامه از سری نرم‌افزارهای آفیس است. این برنامه پردازش کلمات برای سیستم عامل ویندوز و مک را به‌عهده دارد. نرم‌افزار ورد برای اولین بار در سال ۱۹۸۳ در سیستم عامل MS-DOS ارائه شد؛ پیش از این، پردازشگر وورد در فرمت Doc بود، اما هنگامی که نسخه ۲۰۰۷ منتشر شد، فرمت آن به Open Office XML تغییر یافت. در برنامه کاربردی MS Words تایپ کلمات و ایجاد اسناد بسیار آسان است. تقریبا تمام مطالب، اسناد و نامه‌های رسمی در MS Word  تایپ می‌شوند. در این برنامه می‌توانید تمام اسناد خود را ذخیره کنید. تغییر فونت، اندازه و رنگ آن نیز از دیگر قابلیت‌های این برنامه است. مایکروسافت ورد همچنین قادر است غلط‌های املایی و نگارشی را تشخیص داده و به شما گزارش دهد؛ این برنامه کاربردی، قابلیت‌های بسیار زیادی دارد و در مطلبی جداگانه که زیرمجموعه بخش آموزش آفیس قرار دارد،‌ به بررسی آن خواهیم پرداخت.

۲- صفحه گسترده اِکسل  (Microsoft Excel)

این برنامه به‌صورت جدولی بزرگ و دارای ستون‌ها و ردیف‌هایی است که اصطلاحا به آن صفحه گسترده (Spread Sheet) گفته می‌شود و  درواقع کاربر می‌تواند بنا به نیاز خود، برای هر خانه از این جدول، داده تعریف کند، فرمول نویسی کند، ظاهر هر خانه را به دلخواه تغییر دهد و یا محدودیت‌های دسترسی برای هر خانه جدول تعریف کند. روش‌های ایجاد، ویرایش، قالب‌بندی و جدول‌بندی با استفاده از این برنامه آموزش داده می‌شود. با استفاده از این نرم‌افزار کاربردی آفیس می‌توان فرمول‌های کاربردی و مقدماتی ریاضی را ایجاد کرد. اکسل ابزاری توانمند جهت انجام محاسبات و برآوردها در قالب جداول و نمودارها است که می‌توان از آن برای ساخت پایگاه داده‌ها و ایجاد نمودارهای گرافیکی استفاده کرد. برنامه اکسل User Friendly یا همان کاربردوست است و قابلیت‌های متنوعی جهت انجام امور مالی و حسابداری دارد. این برنامه را با یک نماد X در مجموعه‌ی آفیس خود خواهید یافت !

۳- ارائه مطلب پاورپوینت  (Microsoft PowerPoint)

اگر نیاز به اسلایدهای خلاقانه و جذاب با امکان اضافه کردن متن و گرافیک دلخواه خود دارید، این نرم‌افزار چاره کار شماست. معمولا هر شرکت یا سازمانی برای ارائه مطالب خود، از نرم‌افزار پاورپوینت استفاده می‌کند. در این دوره، هنرجو به منظور ارائه مطالب با چگونگی استفاده از حرکات و امکانات نرم افزار آشنا شده و نحوه ایجاد اسلایدها و ویرایش و قالب بندی متون و تصاویر را می آموزد .در واقع پاورپوینت مجموعه‌ای از اطلاعات و داده‌ها در قالب اسلایدهای الکترونیکی است که در برگیرنده‌ی متن، تصاویر، گرافیک، جداول، صداها و ویدیوهای خاصی مرتبط با موضوعی خاص می‌باشد که آن را به فرد یا گروهی ارائه می‌دهند. ارائه پاورپوینت مجموعه ای از اسلایدهای الکترونیکی است. این مجموعه اسلایدی می‌تواند توسط یک اپراتور (ارائه‌دهنده خاص) و یا به‌صورت خودکار اجرا شود. این ابزار را می‌توانید با نماد P در مجموعه‌ی آفیس خود بیابید !

۴- بانک اطلاعاتی اَکسس  (Microsoft Access)

معمولا برای انجام محاسبات سنگین‌تر و پیچیده‌تر از اکسس استفاده می‌شود. شما با استفاده از این برنامه می‌توانید کوئری‌های کاربردی را نوشته و جداول مختلف را به یکدیگر پیوند بزنید. این برنامه كه همراه با كار در محیط كاملا گرافیكی ویندوز است حتی قابلیت نصب در شبكه و internet را نیز دارد، بدون شك یکی از مهم‌ترین نیازهای شركت‌های تجاری، برنامه‌نویسان، طراحان صفحات وب و حتی برای اشخاص معمولی برای كنترل داده‌ها و اطلاعات‌شان است. اكسس كه یكی از برنامه‌های آفیس(Microsoft Office)  است، برای ساماندهی و كنترل و مدیریت پایگاه داده ایجاد شده است. پس از ایجاد پایگاه داده‌ها به‌راحتی می‌توانید از آن‌ها گزارش گرفته و یا در بین اطلاعات خود جستجو کنید. برنامه اکسس با نماد A در مجموعه مایکروسافت آفیس قابل یافتن است.

۵- مایکروسافت آوت‌لوک  (Microsoft Outlook)

اکثرا این برنامه را ابزاری برای ارسال و دریافت پیام و ایمیل سازمانی می‌دانند؛ اما این تنها مورد استفاده اوت لوک نیست. درواقع این برنامه، ابزاری کاربردی برای مدیریت اطلاعات شخصی مانند ایمیل و تقویم در سیستم عامل مک و ویندوز است. اوت لوک شامل ویژگی‌های مهمی مانند تقویم مشتری، آدرس بوک، ایمیل و مدیریت فعالیت‌ها و مدیریت تماس می‌باشد؛ این برنامه قابلیت همگام‌سازی با گوشی‌های همراه را نیز دارد. شما می‌توانید به‌راحتی اطلاعات اوت لوک را از سیستم کامپیوتری با موبایل خود هماهنگ کرده و زمانی که خارج از منزل هستید نیز با گوشی خود به آن دسترسی خواهید داشت. برنامه اوت‌لوک با نماد O در مجموعه مایکروسافت آفیس قابل یافتن است.

۶- مایکروسافت وان نوت  (Microsoft OneNote)

اگر می‌خواهید یک دفترچه یادداشت دیجیتال برای خود داشته باشید، وان نوت بهترین گزینه برای ایجاد آن است. مایکروسافت وان نوت یک برنامه یادداشت‌برداری در سیستم عامل ویندوز و مک است که برنامه‌ای رایگان بوده و در آن به راحتی می‌توانید تمام اطلاعات شخصی مانند اطلاعات حساب بانکی، معاملات مالی و جزئیات پزشکی و غیره را جمع‌آوری و آن را با خیال راحت ذخیره کنید. این برنامه مجموعه‌ای از دفترچه‌های متعدد است که بخش بندی شده و در هر بخش این دفترچه، صفحاتی وجود دارد. علاوه بر این، شما می‌توانید جزئیات کوچک و اطلاعات مربوط به رویدادها و جلسات خود را در آن یادداشت کنید. این یادداشت‌ها می‌توانند به صورت تایپی یا دست نوشته وارد برنامه شوند؛ ضمنا این ویژگی جدید از نسخه ۲۰۰۷ اضافه شده است و در نسخ قبلی مایکروسافت آفیس وجود ندارد. وان‌نوت را با علامت N در مجموعه آفیس خود خواهید یافت !

۷- مایکروسافت پابلیشر (Microsoft Publisher)

اگر می‌خواهید خودتان اقدام به طراحی اسناد، کارت دعوت، کارت ویزیت، بنرهای تبلیغاتی و ... کنید، مایکروسافت پابلیشر انتخاب مناسبی برای شماست. این برنامه ابزاری قدرتمند و در عین حال بدون پیچیدگی برای طراحی به‌حساب می‌آید که توانسته محبوبیت زیادی را بین کاربران آفیس داشته باشد. شما با استفاده از این برنامه می توانید کاتالوگ و بروشور نیز طراحی کنید. همچنین می‌توانید روزنامه و آگهی‌های خود را با این ابزار ایجاد و مدیریت کنید؛ با استفاده از برنامه پابلیشر می‌توانید جلوه صوتی و متنی را نیز به پروژه‌های خود اضافه نمایید. علامت Publisher به صورت یک P است !

۸- مایکروسافت اینفوپث (Microsoft InfoPath) 

برای وارد کردن، انتشار و ارائه فرم‌های الکترونیکی از برنامه InfoPath مایکروسافت استفاده می‌شود. در واقع شما با این برنامه فرم‌ها را تهیه کرده و از طریق آن داده‌های خود را جمع آوری می‌کنید و درنهایت می‌توانید این داده‌ها را در مکان‌های مختلف و به روش‌های گوناگونی ذخیره کرده و از آن بهره ببرید. این برنامه شکاف ارتباطی میان بانک‌های اطلاعاتی و XML و مدل‌ها و سرویس‌های وب را برداشته است و شما را برای ارسال اطلاعات خود بر روی وب همراهی می‌کند.

۹- مایکروسافت پروجکت (Microsoft Project)

همان‌طور که از نام آن پیداست، یک برنامه مدیریت پروژه است که در آن می‌توان بر روی توسعه طرح‌ها، مراحل پیشرفت هر پروژه و طرح، مواد و منابع مورد نیاز، بودجه و هزینه‌های مصرفی و در نهایت بازدهی پروژه‌ها کار کرد. این نرم افزار برای کاربران خاص مانند مدیران پروژه بسیار کاربردی است و در تخصیص منابع به فعالیت‌ها، پیگیری پیشرفت پروژه، تجریه و تحلیل فعالیت‌ها و… به آن‌ها کمک می‌کند. برنامه پراجکت با نماد P در مجموعه مایکروسافت آفیس قابل یافتن است.

۱۰- مایکروسافت شیرپوینت (Microsoft SharePoint)

شما می توانید برای مدیریت مستندات از این نرم‌افزار که کارایی بالایی دارد، استفاده کنید. در واقع زمانی که اطلاعات از طریق یک نرم افزار تحت وب در اختیار کاربر قرار می‌گیرد، او می‌تواند این اطلاعات را با شیرپوینت باز کرده و بعد از اعمال تغییرات این اطلاعات را از طریق همین برنامه در سیستم مستندات مرکزی ثبت کند؛ نکته قابل توجه در مورد این برنامه این‌ است که دیگر خطری برای از بین رفتن اطلاعات وجود نخواهد داشت. در این نرم افزار امکانات دیگری مانند فرم‌ها، تابلو اعلانات، تصاویر، وبلاگ و سیستم نظرسنجی نیز وجود دارد.

۱۱- مایکروسافت ویزیو (Microsoft Visio)

اگر تمایل دارید هر آن‌چه از اطلاعات، فرایندها، ایده‌ها و کارهای خود در ذهن دارید را به‌شکل نمودار پیاده کنید، ویزیو انتخاب مناسبی برای شماست. در واقع این برنامه یک ابزار تخصصی کشیدن دیاگرام است که افراد مختلف بنا به تخصص‌شان می‌توانند از آن استفاده کنند. این نرم افزار به وجود آمده تا کاربر بتواند اطلاعات را به صورت بصری مشاهده کرده و فرایند تصمیم‌گیری برای او آسان‌تر شود. اگر شما هم قصد طراحی انواع دیاگرام‌ها را دارید، با استفاده از امکاناتی که برنامه ویزیو در اختیارتان قرار می‌دهد، به راحتی می‌توانید این کار را انجام دهید. برنامه ویزیو با نماد V در مجموعه مایکروسافت آفیس قابل مشاهده است.